IN PUT - OUT PUT สุดยอดทักษะของ “คนเก่งงาน”

IN PUT – OUT PUT

สุดยอดทักษะของ “คนเก่งงาน”

ผู้เขียน : คิยามะ ฮิโรทสึงุ

ผู้แปล : อนิษา เกมเผ่าพันธ์

สำนักพิมพ์ : howto

เมื่อเข้าสู่สังคมวัยทำงาน คุณจะเห็นว่าโลกรอบตัวนั้นกว้างกว่าสมัยตอนที่เป็นนักเรียน ในตอนนั้นบางคนเลือกที่ใช้ชีวิตอย่างเต็มที่ แต่เมื่อถึงช่วงเตรียมหางานทุกคนต่างทุ่มเทกำลังไปกับการฝึกงานและสัมภาษณ์งาน ต้องพยายามอย่างมากในช่วงสุดท้ายของวัยเรียนกว่าจะมีงานทำ พอเข้าสู่วัยทำงานเหมือนมีบางอย่างแตกต่างจากที่เคยเรียนรู้มา ซึ่งนำกลับมาใช้ประโยชน์แทบไม่ได้ จนกลายเป็นเหตุให้ติดขัด หดหู่ท้อแท้ มาเยือนไม่เว้นวัน

หนังสือแล่มนี้จึงเขียนขึ้นเพื่อให้ทุกคนที่ประสบปัญหาในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการอ่านเอกสารจำนวนมาก แยกแยกและจัดสรร คิดตามหลักตรรกะ และวิธีถ่ายทอดแบบเข้าใจง่าย รวบรวมมาเป็นตำราของชีวิตของการทำงาน

สั่งซื้อหนังสือ IN PUT – OUT PUT สุดยอดทักษะของ “คนเก่งงาน” ได้ที่นี่ : คลิ๊ก

บทที่ 1 เคล็ดลับอินพุต (รับเข้า) อย่างมีประสิทธิภาพ

เทคนิคอ่านตีความโดยไม่พึ่งความรู้สึก

ความสามารถด้านการอ่านตีความคืออะไร เรามาเริ่มคิดจากประเด็นนี้การหาความสามารถในการอ่านเป็นไหวพริบที่มีติดตัวตั้งแต่เกิดจริงความหมายว่าคนเราต้องอ่านตีความได้ก่อนรู้ภาษา

หลักความจริงข้อนี้ทำให้สรุปได้ว่า ความสามารถด้านการอ่านตีความไม่ได้ติดตัวมาตั้งแต่แรก แต่เป็นทักษะที่ฝึกฝนได้ทีหลัง พูดอีกอย่างคือ คุณควรตั้งคำถามกับตัวเองว่าทำอย่างไรจึงจะมีไหวพริบด้านการอ่านตีความ มากกว่าสงสัยว่าตนมีความสามารถดังกล่าวติดตัวมาตั้งแต่เกิดไหม

หัวใจสำคัญของการอ่านตีความและบทความที่เกี่ยวกับงานมีหลายข้อ ข้อแรกคือ การอ่านบทความเกี่ยวกับงานไม่เหมือนกันอ่านเรื่องเล่าอย่างเช่น นวนิยาย มักไม่สื่อของเนื้อความแบบโจ่งแจ้ง มิหนำซ้ำบางช่วงบางตอนยังปล่อยให้ผู้อ่านคิดจินตนาการต่อเอาเองอย่างเปิดกว้าง เช่นแนวทางของเรื่อง ชีวิตของตัวละคร ปริศนาค่านิยม

ในการทำงานจะมีสิ่งที่ต้องการสื่อให้สอดแทรกอยู่เสมอ เพียงแต่ไม่ได้ถูกปิดซ่อนอย่างนวนิยาย ผู้อ่านต้องทำความเข้าใจ “ประเด็นที่ผู้เขียนต้องการจะสื่อ” สังเกตุหัวข้อเรื่องหรือพาดหัวของเนื้อหา ตัวหนา การขีดเส้นใต้หรือการใช้เครื่องหมายกำกับ

วัตถุประสงค์ที่ข้อความหรือบทความเกี่ยวกับการทำงานแบ่งเป็น

  1. แจ้งให้ทราบ ซึ่งผู้อ่านต้องตีความให้เข้าใจว่าเกิดปัญหาแบบใด และพิจารณาปัญหาไปในทิศทางใด
  2. แจ้งให้ดำเนินการ คือเราต้องดำเนินการภายในเมื่อไร ต้องทำอะไรบ้าง
  3. แจ้งให้ปฎิบัติตามอย่างเคร่งครัด ย่อมมีปรากฎข้อความชัดเจนในบทความหรือข้อความ

กรณีอ่านทบทวนพร้อมจินตนาการภาพตามแล้วพบว่าบางจุดขาดความเป็นรูปธรรม บางจุดไม่ชัดเจนจนอาจก่อให้เกิดความสับสน ลองสอบถามจากผู้รับผิดชอบดู

เทคนิคเพิ่มความสามารถด้านการอ่านตีความ

ความสามารถด้านการอ่านตีความไม่ใช่ไหวพริบที่มีติดตัวมาตั้งแต่กำเนิด และหากต้องฝึกปรือความสามารถดังกล่าว ก็ต้องรู้จักอ่านและคิดตามไปด้วยว่าข้อความหรือบทความนั้นเขียนขึ้นด้วยเจตนาใด

จุดที่ควรให้ความสำคัญคือ “สาระสำคัญ (= ประเด็น)” ของผู้เขียนข้อความหรือบทความ ซึ่งมักปรากฏอยู่ในส่วนต่างๆเหล่านี้

  • ชื่อหัวข้อ
  • พาดหัวหลักหรือพาดหัวย่อย
  • ประโยคสองสามบรรทัดแรก
  • ประโยคสรุปสองสามบรรทัดสุดท้าย

การเลือกวิธีการถ่ายทอดให้เหมาะสมกับข้อมูลที่ต้องการถ่ายทอดนั้นสำคัญ กรณีต้องการถ่ายทอดความรู้สึกเอาใจช่วยหรือความเป็นห่วงเป็นใยให้อีกฝ่ายรับรู้ การถ่ายทอดสารด้วยคำพูดแบบเจอหน้ากันหรือผ่านทางโทรศัพท์อาจจะเหมาะสมกว่า ส่วนกรณีที่ต้องการถ่ายทอดความคิดเห็นหรืออัตลักษณ์ของตัวเองให้คนหมู่มากแบบไม่เฉพาะเจาะจงกลุ่มได้รับรู้โดยตรงคลิปวิดีโอน่าจะเป็นทางเลือกที่ดี แต่ในด้านการทำงานข้อความหรือบทความยังคงครองตำแหน่ง “เจ้าแห่งตัวกลางในการถ่ายทอดสาร” คือการถ่ายทอดสารสู่คนจำนวนมากได้ถูกต้อง และสะดวกในการสรุปรวบรวมให้กระชับ

หัวใจสำคัญของการอ่านและทำความเข้าใจข้อความหรือบทความอยู่ที่ผู้อ่านเข้าถึงข้อความก่อนแปรสภาพมาอยู่ในรูปประโยคหรือบทความของผู้เขียนได้มากน้อยเพียงใด เนื่องจากผู้เขียนมีหัวข้อที่ต้องการถ่ายทอดสู่ผู้อ่าน ข้อความหรือบทความจึงเกิดขึ้นสาระสำคัญจึงอยู่ที่หัวข้อดังกล่าว ไม่ได้อยู่ที่ประโยคแต่ละประโยค หากทำได้เช่นนี้ความสามารถด้านการอ่านตีความก็จะพัฒนาขึ้นเป็นเท่าตัว

เทคนิคอ่านบทความอย่างมีประสิทธิภาพ

สิ่งสำคัญคือ สังเกตและรับรู้ว่าข้อความหรือบทความนั้นต้องการถ่ายทอดอะไร เทคนิคประกอบด้วย การขยับมือขีดเขียนบนข้อความหรือบทความ คือตัวแปลนำสู่ไปการค้นพบคีย์เวิร์ดที่ข้อความหรือบทความนั้นต้องการจะสื่อ การวงกลมหรือไฮไลต์ขีดเพื่อให้คำที่เป็นสาระสำคัญฝังแน่นในสมอง จะทำให้เนื้อหาที่ต้องการจะสื่อปรากฏแจ่มชัดและช่วยทำให้เข้าใขสาระได้เร็วขึ้น

หัวใจสำคัญคือการขยับมือ ขีดเขียน ข้อความหรือบทความตรงหน้า  วิธีนี้ใช้ได้ทั้งบทความที่อยู่ในรูปแบบกระดาษ และ

ไฟล์พีดีเอฟ เพราะทุกวันนี้ การใช้ไฮไลต์ประโยคหรือขีดเส้นบนข้อมูลตัวอักษรในแท็บเล็ตและคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป และการขยับมือขีดเขียน ทำข้อความหรือบทความให้เปื้อนเลอะเทอะนี่แหละคือ หนทางสู่การอ่านเร็ว

เทคนิคอ่านข้อมูลข่าวสารจำนวนมาก

ก่อนอื่นให้ลองถามตัวเองว่า ต้นตอของความรู้สึกอึดอัดทรมานนั้นคืออะไร ซึ่งการคิดวิเคราะห์หาต้นตอนี้ถือได้ว่ามีความสำคัญ เป็นเพราะบทความอีกจำนวนมากการอ่านบทความจำนวนมาก ต้องใช้เวลาหรือไม่ชอบการอ่านความเรียงมาตั้งแต่ต้น  อย่างน้อยแต่ละคนจะต้องมีบทความที่ชื่นชอบและอยากกิจมาอ่านอยู่บ้าง เช่น กีฬาที่ชื่นชอบ คุณก็จะคอยติดตามและอ่านบทความเกี่ยวกับกีฬาที่คุณชื่นชอบ แต่เมื่อคุณรู้สึกอึดอัดทรมานกับการอ่านข้อความหรือบทความเกี่ยวกับงาน เพราะไม่ได้สนใจในเนื้อหานั้น ซึ่งส่วนหนึ่งมีสาเหตุมาจากการถูกส่งไปประจำแผนกที่ไม่ต้องการ หรือถูกสั่งให้ทำงานที่ไม่อยากทำหลังจากเข้าทำงานในบริษัทได้ไม่นาน

แต่คุณเปลี่ยนความคิดได้ ขอเพียงฝึกตัวเองให้สนใจเนื้อหาของงานที่ควรทำ ความอึดอัดทรมานที่มักเกิดเวลาอ่านข้อความหรือบทความ ก็จะกลายเป็นความรู้สึกคล้ายกับเวลามีสมาธิจดจ่ออยู่กับสิ่งที่ตนสนใจ

การสร้างความรู้สึกสนใจต่อเรื่องที่ไม่ชอบ หรือไม่เคยรู้มาก่อนเป็นข้อพึงปฏิบัติของคนทำงาน ลองอ่านโดยคิดว่ากำลังอ่านบทความที่เราชอบ ความเร็วในการอ่านข้อความหรือบทความก็จะพัฒนาขึ้นเอง

เทคนิคอ่านให้เร็วและจับสาระได้ตรงประเด็น

ทุกคนอาจรู้สึกว่า “อ่านให้เร็ว” กับ “อ่านจับใจความได้ถูกต้องตรงประเด็น” เป็นสิ่งที่ย้อนแย้งกัน แต่เวลาเจอบทความเกี่ยวกับงานอยู่ตรงหน้า ใครๆ ก็ย่อมอยากอ่านให้จบเร็วที่สุด อีกทั้งยังต้องการอ่านให้ได้ใจความสำคัญครบถ้วนถูกต้อง

เคล็ดลับเพื่อการอ่านเร็ว และสาระสำคัญถูกต้องครบถ้วน

  1. อย่าอ่านด้วยความรีบร้อน
  2. ไม่จำเป็นต้องอ่านทุกประโยค
  3. ทำความเข้าใจเนื้อหาทั้งหมดจากพาดหัวหลักหรือพาดหัวย่อย
  4. ตั้งวัตถุประสงค์
  5. ท่อง5W1H ให้เข้าใจ (who what where when why how)

ทั้งหมดนี้คือเคล็ดลับที่จะฝึกให้คุณเป็นคนอ่านเร็วและจับใจความสำคัญได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

เทคนิคตั้งสมาธิฟังคำอธิบาย

สาเหตุที่ทำให้ถูกพูดใส่ว่า “เคยอธิบายแล้วนี่นา” คืออะไร บางคนคิดว่า “ก็เคยอธิบายแล้วจริงนั่นแหละ แต่บอกใหม่อีกสักรอบมันจะยากนักหรอ” ฝ่ายผู้อธิบายย่อมพยายามอธิบายให้อีกฝ่ายเกิดข้อสงสัยน้อยที่สุด และยิ่งถ้ามีการพูดเสริมด้วยแล้ว นั่นหมายความว่า ฝ่ายผู้อธิบายกำลังเน้นย้ำเกี่ยวกับประเด็นสำคัญแบบเจาะลึกให้ฝ่ายผู้รับคำอธิบายคิดตามและจดจำ

แต่เมื่อก้าวเข้าสู่สังคมการทำงานทุกอย่างย่อมเปลี่ยนไป แม้จะเป็นความผิดพลาดเพียงเล็กน้อย ถ้าว่าหากทำหลายครั้งก็อาจโดนประเมินในด้านลบ เช่น ถามซ้ำอยู่นั่นแหละน่ารำคาญมาก  ทำงานไม่ได้เรื่อง  ไม่อยากทำงานด้วยเลย

เมื่อรับคำอธิบายมาแล้ว อย่าลืมจินตนาการถึงภาพยามนำหัวข้อจากคำอธิบายนั้นมาปฏิบัติจริง เพื่อตรวจสอบดูให้แน่ใจตั้งแต่เนิ่นๆ ว่ามีจุดใดไม่กระจ่างหรือปฏิบัติแล้วอาจเกิดปัญหาไหม เทคนิคจดบันทึกใจความสำคัญ

เทคนิคการจดบันทึกใจความสำคัญ

เวลาเห็นรุ่นพี่หรือหัวหน้างานประชุมกับลูกค้าหรือคู่สัญญา คุณเคยนึกสงสัยไหมว่าทำอย่างไรพวกเขาจึงคุยไปด้วยจดบันทึกไปด้วย และเนื้อหาของบันทึกอย่างถูกต้องและไม่เพี้ยน

การเขียนบันทึกลงสมุดงานหรือกระดาษโน้ตถือเป็นวิธีที่ได้รับความนิยมมาตั้งแต่ไหนแต่ไร บางคนก็ใช้วิธีการพิมพ์ ขณะที่บางคนใช้ปากกาเขียนใส่คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต เรียกว่าใครสะดวกแบบไหนก็ใช้วิธีแบบนั้น แต่ต้องพูดคุย รับฟัง พร้อมจดบันทึกไปด้วยสิ่งสำคัญที่ประกอบไปด้วย คีย์เวิร์ด ตัวเลข กำหนดเวลา ชื่อเฉพาะ หัวข้อ ต้องทบทวนให้ดี เพื่อป้องกันการตกหล่น จากนั้นก็จดจ่อสมาธิอยู่กับการสนทนา ส่วนการจดบันทึกนั้นรอให้สนทนาจบก่อนแล้วค่อยเขียน

พูดอีกอย่างหนึ่งคือ สิ่งที่คุณควรให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกไม่ใช่การจดบันทึกข้อความ แต่เป็นการสนทนาโต้ตอบกับอีกฝ่ายได้ต่างหาก

เทคนิคฟังโดยไม่พึ่งพาเครื่องบันทึกเสียง

ข้อกลัดกลุ้มอย่างเช่น “ไม่เข้าหัว” เป็นสิ่งที่พบเห็นได้มากในกลุ่มผู้เข้าสู่สังคมการทำงานได้ไม่นาน  ส่วนเหตุส่วนสาเหตุนั้นคือ

  1. ไม่คุ้นชินกับคำศัพท์ใหม่ในที่ทำงาน
  2. ไล่ตามจังหวะและความเร็วของคนทำงานไม่ทัน

ทางลัดที่ดีที่สุดคือ ฝึกตัวเองให้คุ้นชินโดยใช้จำนวนเข้าช่วย พูดอีกอย่างนึงคือปรับให้ชินทีละน้อยเมื่อชินก็จะเริ่มเข้าใจ

คำว่า หากไม่ตั้งใจฟังให้ดีแล้วจะเข้าใจได้อย่างไร และต้องฟังโดยไม่ตีความตามชอบโดยผ่านตัวกรองของตัวเอง

ผู้ฟังต้องเปิดรับคำพูดคำ คำอธิบาย ความคิด รวมถึงวิธีคิดของอีกฝ่ายแบบ 100% สิ่งนี้เปรียบเสมือนข้อเตือนใจแรกสุดที่คุณควรปลูกสร้างไว้ในตัว

นอกจากนี้ การวาดภาพอธิบายว่า ผู้พูดหรืออธิบายข้อมูลอยู่ในสถานะใด ก็เป็นองค์ประกอบบ่งชี้ให้เห็นถึงสถานะของผู้พูด

การใส่ใจรายละเอียดเกี่ยวกับสถานะและตำแหน่งหน้าที่ของอีกฝ่าย คือกุญแจในไปสู่การฟังจับใจความแบบเข้าใจ ถูกต้องครบถ้วนตามแบบคนวัยทำงาน

เทคนิคเปิดรับข้อมูลข่าวสารแบบต่อเนื่องและไม่ตกยุค

สิ่งที่ต่างไปจากสมัยเรียนเมื่อก้าวเข้าสู่สังคมทำงานก็คือ หัวข้อสนทนาหลักไม่ว่าจะเป็นระหว่างการกินข้าวกลางวันกับรุ่นพี่ หรือระหว่างการพูดคุยเรื่องสัพเพเหระที่ทำงาน มักเป็นเรื่องข่าวสารสถานการณ์ปัจจุบันว่าแต่ทำไมจึงเป็นเช่นนั้นหนอ

เมื่อรอบตัวมีแต่คนอายุรุ่นราวคราวเดียวกัน หัวข้อสนทนาสมัยยังเป็นนักเรียนจึงค่อนไปทางเรื่องใกล้ตัวเสียส่วนใหญ่ ทว่าเมื่อเข้าสู่การสังคมการทำงานคุณต้องพบเจอกับผู้คนหลากหลายช่วงวัย หัวข้อสนทนาในชีวิตประจำวันย่อมหนีไม่พ้นข่าวสาระการปัจจุบัน และแน่นอนว่าเมื่อก้าวเข้าสู่สถานะคนทำงานโอกาสพูดคุยกับ “คนนอกบริษัท” ย่อมเพิ่มมากขึ้น การติดตามข่าวสารสถานการณ์ปัจจุบัน จะทำให้คุณไม่หลุดออกจากวงสนทนา และหัวใจสำคัญอีกอย่างก็คือ คุณกล้าพูดหรือเปล่า ไม่ใช่ว่าคุณรู้หรือไม่รู้ข้อมูล แต่บางเรื่องคุณอาจจำเป็นต้องมีความรู้อยู่บ้าง ซึ่งเมื่อคุณกล้าคุยสัพเพเหระในที่ทำงาน ก็จะนำไปสู่การมีปฏิสัมพันธ์กับคนในที่ทำงาน

เทคนิคเปลี่ยนตัวเองให้เป็นคนหมั่นสังเกตกระแสนิยม และความผันแปรของยุคสมัย

บางคนอยากรู้กระแสนิยม แต่แค่เรียนรู้งานในแวดวงอย่างเดียวก็เต็มกลืนแล้ว มิหนำซ้ำยังแทบไม่มีเวลาดูโทรทัศน์เวลาอยู่บ้านสำหรับคนที่มีงานรัดตัวเช่นนี้ ผมขอแนะนำบริการเปิดโลกทัศน์ให้กว้างด้วยการใช้บริการระบบสมาชิกที่เกี่ยวกับแวดวงที่ตนเองสนใจและคลุกคลี ไม่ว่าจะเป็นนิตยสารแฟชั่น นิตยสารรายสัปดาห์ แมกกซีน อีบุ๊ค การอ่านนิตยสารหลากหลายทุกวันเป็นประจำจะช่วยให้คุณทันยุคสมัยมากขึ้น เพียงแค่อ่านพาดหัวคอลัมน์ก็รู้แล้วว่าพูดถึงอะไร

อีกหนึ่งสิ่งที่ผมแนะนำก็คือ ดนตรี ละคร และภาพยนตร์ เชื่อว่าหลายคนคลุกคลีอยู่กับสิ่งเหล่านี้อยู่แล้ว และปัจจุบันมีแพลตฟอร์มให้เลือกใช้บริการแบบไม่ยุ่งยากผ่านระบบสมาชิกอยู่มากมาย สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณเป็นคนทันเหตุการณ์และทันต่อกระแสนิยมปัจจุบัน และยังได้แนวคิดหลากหลายจากแวดวงหรือสาขาวิชาความรู้อื่นด้วย

ในท้ายที่สุด ความรู้เหล่านั้นจะกลายมาเป็นแรงบันดาลใจให้กับโครงงานของคุณ ก่อให้เกิดการนำเสนอผลงาน การพัฒนาสินค้า หรือการนำเสนอบริการใหม่ๆ ซึ่งจะทำให้คนที่ทำงานเดียวกันหรืออยู่แวดวงเดียวกันจับตามอง

เทคนิคเปิดรับข้อมูลอันเป็นประโยชน์จากโซเชียลมีเดีย

ในปัจจุบัน บางคนเริ่มหันมาทบทวนการใช้โซเชียลมีเดีย การถอยห่างจากโซเชียลมีเดียต่างๆที่เคยเป็นข่าวอยู่พักหนึ่ง จึงไม่แปลกที่จะมีคำถามว่าต้องทำอย่างไรจึงจะเรียกว่าใช้โซเชียลมีเดียอย่างชาญฉลาด

วิธีง่ายๆ แค่ทำบัญชีทวิตเตอร์ของคุณให้เป็นช่องทางรับข้อมูลข่าวสารเพียงอย่างเดียว ข้อดีของการใช้ทวิตเตอร์เพื่อรับข่าวสารโดยเฉพาะ แม้จะมีข้อเสียแต่ก็คงปฏิเสธได้ยากว่าทวิตเตอร์มีข้อดีไม่น้อย สิ่งที่คุณควรทำคือ การคิดหาแนวทางเปิดรับเฉพาะข้อดี ซึ่งไม่ใช่เรื่องยากหรือสลับซับซ้อนใดๆ แค่เลิกเผยแพร่ข้อความแสดงความคิดเห็นแล้วหันมาใช้โซเชียลมีเดียเพื่อรับข้อมูลข่าวสารเพียงอย่างเดียวแทน

ข้อดีข้อเสียของโซเชียลมีเดียอยู่ที่การใช้งาน ในสังคมที่มีแต่คนส่งสาร ซึ่งกรณีนี้หมายความรวมถึงแพลตฟอร์มยูทูบด้วย การให้ความสำคัญกับการเป็นผู้รับสารอาจเป็นทางเลือกที่ฉลาดกว่า ทุกวันนี้หลายคนมุ่งมั่นอยู่กับการเป็นผู้ส่งสารจึงเกิดการแข่งขัน เพราะฉะนั้นหากไม่ได้มั่นใจว่าตัวเองมีความสามารถด้านการเป็นผู้ส่งสารและความรู้เฉพาะทางล้นเหลือแล้วแล้วก็ให้ผันตัวมาเป็นผู้รับสารจะดีกว่า

แทนที่จะเอาเวลาไปทิ้งกับการเผยแพร่ข้อความแสดงความคิดเห็นให้นำเวลาเหล่านั้นมาเปิดรับข้อมูลข่าวสารต่างๆ และนำข้อมูลที่ได้เรียนรู้มาใช้ให้เกิดประโยชน์กับการทำงานและสร้างผลงานในเชิงรูปธรรมดีกว่า

บทที่ 2 เคล็ดลับคิดตามหลักตรรกะ

เทคนิคแปลงข้อถกเถียงให้เห็นภาพและจัดระเบียบข้อมูล

การประชุม หมายถึง สถานที่ซึ่งผู้เข้าประชุมแสดงความคิดเห็นตอบโต้กันไปมาเกี่ยวกับหัวข้อที่กำหนดไว้ล่วงหน้า โดยใช้การพูดปากเปล่าไม่มีบทพูดให้อ่าน เรียกว่าเป็นการโต้แย้งแบบเสรีขนานแท้

โดยส่วนมาก คนที่มีความชำนาญในที่ประชุมจะใช้กระดานไวต์บอร์ดในห้องประชุมเป็นตัวช่วยหลัก แต่เค้าก็ไม่ได้จัดทุกคำพูดและไม่ได้เขียนประโยคแสดงความคิดเห็นของแต่ละคน กระดานไวต์บอร์ดมีบทบาท เขียนเฉพาะ “เส้นแตกแขนง” ไม่ใช่จดทุกคำพูด จะช่วยให้คุณสะสางคำอภิปรายโต้แย้งทั้งหลายซึ่งมองเห็นบทสรุปและทิศทางได้ยากเนื่องจากต่างคนต่างพูดเท่าที่โอกาสอำนวย รวมถึงทำให้เห็นภาพชัดเจนว่าที่ประชุมกำลังถูกเถียงประเด็นใด และหัวข้อใดควรหยิบยกมาพิจารณา

หัวใจสำคัญในการฝึกซ้อมคือ พูดพลาง “เขียนแบบด้นสด” ไม่ใช่เขียนในสิ่งที่คิดไว้ล่วงหน้า วิธีนี้จะช่วยให้ฝ่ายผู้พูดได้จัดระเบียบความคิดไปด้วยในตัว

ทันทีที่คุณรู้สึกว่าการประชุมเป็นเรื่องชวนอึดอัด กลายเป็นพื้นที่แสดงความคิดสร้างสรรค์ การจัดระเบียบข้อโต้แย้งในที่ประชุมกลายเป็นความสนุก ภาพรวมของงานในแต่ละวันอาจเปลี่ยนไป เกิดเป็นความกระตือรือร้นตามมา

เทคนิคจัดระเบียบหรือวิเคราะห์ข้อมูลตรงหน้าในพริบตา

สิ่งสำคัญสำหรับการฝึกตัวเองให้เป็นคนที่รู้จักจัดระเบียบและคิดวิเคราะห์ คือ “พลังคิดพิจารณาอยู่ตลอดเวลา” แต่จะต้องมี “มุมมอง” ซึ่งใช้ได้กับทุกเรื่องเสียก่อน มาลองเริ่มจากแยกด้วยบทสรุป น่าจะช่วยให้เข้าใจง่ายกว่า โดยแบ่งเป็นความคิดเห็นพ้องและความคิดขัดแย้ง นอกจากนี้ในบทสรุปเดียวกันยังแยกย่อยออกอีกตามเหตุผลที่ต่างกัน ด้วยเหตุนี้ถึงแม้จะเป็นบทสรุปเดียวกันก็ยังต้องแบ่งย่อยตามเหตุผล

ก่อนจะดำเนินมาถึงขั้นตอนการวิเคราะห์แจกแจง คุณต้องอ่านหนังสืออธิบายเชิงวิเคราะห์เกี่ยวกับสาขาวิชาใดวิชาหนึ่งหรือหนังสือธุรกิจ ซึ่งรวบรวมวิธีคิดเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งเพื่อเสริมองค์ความรู้ให้ครบถ้วนก่อน ถือว่ามีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะเป็นตัวช่วยให้เข้าถึงการคิดวิเคราะห์ ซึ่งข่าวทางอินเตอร์เน็ตหรือโซเชียลมีเดีย รวมถึงนวนิยายไม่สามารถมอบให้ได้  เป้าหมายของการจัดระเบียบและวิเคราะห์ไม่ได้เฉพาะเจาะจงแค่วิธีคิด เมื่อลองจินตนาการถึงการนำเสนอแผนงานเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ จะเห็นว่าในมุมมองสำหรับจัดระเบียบและวิเคราะห์สิ่งของหรือบริการนั้นๆ มี “จุดพ้อง” กับ “จุดต่าง”สอดแทรกอยู่

การเปรียบเทียบโดยใช้มุมมอง ใช้ได้กับทุกสิ่งทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นระหว่างดูรายการโทรทัศน์หรือระหว่างโดยสารรถไฟ ไม่เฉพาะว่าต้องใช้กับเรื่องงาน ตรงกันข้ามด้วยซ้ำ การหมั่นฝึกสังเกตและคิดเปรียบเทียบอยู่เป็นประจำนี่แหละ จะเป็นประโยชน์ต่อพิจารณาสินค้าและแผนงานของบริษัท

เทคนิคขัดเกลามุมมองเพื่อการแยกแยะ

การฝึกอ่านหนังสือปกอ่อนและหนังสือธุรกิจให้เป็นนิสัยนั้นมีความสำคัญไม่น้อย เพราะการอ่านสิ่งพิมพ์ประเภทตัวหนังสือแน่นเอียด หรือหนังสือปกอ่อนขนาดกระทัดรัด แต่มีการเรียบเรียงความคิดเห็นเฉพาะแขนงใดแขนงหนึ่งเอาไว้อย่างเป็นระบบ มีส่วนเชื่อมโยงถึงการกระตุ้นขีดความสามารถด้านการจัดระเบียบและคิดวิเคราะห์ของคุณ แต่ไม่จำเป็นต้องอ่านเป็นจำนวนมากๆ แค่เป็นการตั้งใจอ่าน “สื่อที่อยู่ในรูปแบบของความเรียง” ซึ่งผ่านการวิเคราะห์และจัดระเบียบวิธีคิดเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งอย่างเป็นระบบโดยไม่ต้องสนใจจำนวนเล่มที่อ่าน ก็จะได้ได้ซึมซับแนวทางการคิดแบบเป็นระเบียบวิเคราะห์ตามหลักเหตุผล

เทคนิคขัดเกลาและเข้าถึงการรับรู้โดยสัญชาตญาณ

ในสังคมการทำงานย่อมมีหัวหน้างานหรือรุ่นพี่ประเภท “ตอบสนองว่องไว” พวกเขาจะบอกได้ทันทีที่เห็นหน้าคุณว่า “ไม่ผ่านสินะ” หรือ “โอ๊ะ ไปได้สวยล่ะสิท่า” โดยสังเกตจากสภาพแวดล้อมก่อนที่คุณจะเอ่ยปากรายงานสะอีก

พลังการสังเกตุรับรู้นี้เกิดจากเพียงอ่านข้อมูลสองอย่างนี้

  1. อ่านข้อมูลอวัจนภาษา เช่น สีหน้า ท่าทาง และบรรยากาศของคู่สนทนา คล้ายๆกับที่อ่านหนังสือการ์ตูน หรือดูแอนิเมชั่น
  2. อ่าน “บริบท” แสดงสภาพกาลของอีกฝ่ายให้แตก คือการทำความเข้าใจบริบท และสถานการณ์รอบด้าน

เมื่อคุณฝึกฝนทักษะการอ่าน “ข้อมูลอววัจนภาษา” และ “บริบท” จนคล่องแล้วคุณเองก็จะสังเกตและรับรู้สิ่งที่อีกฝ่ายกำลังคิดได้แบบทันทีทัน

เทคนิครับรู้ความรู้สึกของผู้อื่นซึ่งมองไม่เห็นด้วยตา

“ความรู้สึกของบุคคลอื่น” มีหลายประเภท การทำความเข้าใจอารมณ์ของความรู้สึกอันสลับซับซ้อนของคนทำงานในบริษัทอาจเป็นเรื่องยากในช่วงแรกๆ เพราะเป็นโลกที่แตกต่างจาก ผู้ชายหลายคนเติบโตขึ้นผิดหูผิดตาเมื่อก้าวเข้าสู่สังคมการทำงาน จากเดิมที่เคยดูพึ่งพาไม่ได้สมัยนักเรียนนักศึกษา แต่พอเข้าสู่สังคมทำงานกลับกระตือรือร้นและรู้จักรับมือกับงานอย่างเหมาะสม

ในขณะเดียวกัน ผู้หญิงส่วนมากนิยมดำเนินชีวิตอยู่ท่ามกลางความปรองดอง ดังนั้นการปรับตัวเพื่อให้เข้ากับความกระหายอยากทำงานอยากเติบโตในหน้าที่การงาน อยากแสดงออกและเป็นที่ยอมรับ อาจเป็นเรื่องยากสักหน่อยในช่วงแรกๆ

การฝึกนิสัยให้เป็นคนช่างสังเกตความรู้สึกของตัวละครอื่นๆ ที่มีบทบาทในละครหรือหนังสือการ์ตูนนั้นๆ การมองแค่ตัวละครหลักก็ไม่ต่างกับการเอาตัวเองเป็นศูนย์กลาง หากต้องการเข้าใจความรู้สึกนึกคิดของคนอื่นคุณต้องรู้จักใส่ใจจินตนาการความรู้สึกของตัวละครรอบข้างนอกเหนือจากตัวละครหลักด้วย การที่เรา “ไม่รู้จักสังเกตอารมณ์ของความรู้สึกคนอื่น” คนที่คิดถึงแค่เรื่องของตัวเองมาโดยตลอด ส่วนใหญ่จะเฉยชาด้านสัมผัสรับรถความรู้สึกของคนรอบข้าง แต่เมื่อก้าวเข้าสู่สังคมการทำงาน การเอาตัวเองเป็นที่ตั้งหรือศูนย์กลางอยู่เสมออาจจะกลายเป็นปัจจัยทำให้ชีวิตสะดุด ยิ่งก้าวเข้าสู่สังคมการทำงานสิ่งที่ต้องเรียนรู้ นอกเหนือจากทักษะการทำงานยิ่งขึ้นหนึ่งในนั้นก็คือการเรียนรู้ความรู้สึกของคนอื่น

เทคนิคมองคนออกในปราดเดียว

ทักษะมองให้ออกว่าคนที่เพิ่งพบกันครั้งแรกนั้นเป็นคนแบบใด ต้องเกิดจากประสบการณ์ที่สะสมมาอย่างยาวนาน เกิดจาก “การจดจำแบบและหลักการคาดคะเนจากประสบการณ์” ของคนๆ นั้นว่าแสดงสีหน้าอย่างไร ทำงานอะไร มาปรึกษาด้วยเรื่องอะไร พูดโดยเรียงลำดับหัวข้อแบบใด ตอบคำถามด้วยท่าทางอย่างไร วกเข้าประเด็นเงินๆ ทองๆ ทันทีหรือพยายามหลีกเลี่ยง หากรู้จักสังเกตปัจจัยทางอ้อมเหล่านี้มีเสมอและตั้งสมมุติฐาน จากนั้นก็นำมาย้อนคิดทบทวน สะสมประสบการณ์ไปเรื่อยเรื่อยคุณก็จะเริ่มสันนิษฐานเป็นขึ้นมาทีละนิด นอกจากนี้ คุณต้องคาดคะเนและค้นหาว่าบุคคลผู้มีอิทธิพลอย่างสูงต่อการตัดสินใจของคนคนนั้นคือใครจะทำให้คุณคาดเดาสถานการ์ออก

เทคนิคขจัดข้อกังขาไม่ให้เหลือค้างคาใจอีกฝ่าย

การบริหารจัดการ หมายถึงการคิดจินตนาการภาพของงานล่วงหน้าและเตรียมทุกอย่างให้พร้อมเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาตามมา

ถ้าไม่ฝึกฝน “ความสามารถในการบริหารจัดการ” ย่อมได้รับเสียงวิจารณ์เชิงลบในการทำงาน อย่างไม่มีทางเลี่ยง ช่วงที่ยังมีประสบการณ์ทำงานน้อย คนรอบข้างอาจไม่ถือสาและคิดแค่ว่ายังอายุน้อยย่อมทำผิดพลาดบ้าง หากไม่รีบฝึกฝนตั้งแต่เนิ่นๆ พอนานวันเข้า จะไม่มีคนคอยตักเตือน แต่จะมีผลต่อการประเมินความสามารถในการทำงาน การที่ทำงานได้อย่างราบรื่น คุณต้องจินตนาการสภาพการปฎิบัติงานจริงล่วงหน้า การจดรายการที่ต้องทำไว้ก่อนทีละข้อ

ความล้มเหลวจากการเตรียมการบกพร่องเพียงจุดเดียว อาจกลายเป็นเหตุสร้างความวุ่นวายให้กับผู้เกี่ยวข้องซึ่งมีงานล้นมืออยู่ก่อนแล้ว จึงไม่แปลกที่คุณจะถูกตำหนิว่า “ควรจัดการตารางเวลาให้เร็วกว่านี้นะ” เมื่อบริหารจัดการบกพร่อง

ท่องไว้ว่าต้องชิงลงมือทำก่อนและคำนึงถึงผู้อื่นที่ต้องเข้ามามีส่วนร่วมกับงานหรือกิจกรรมนั้นๆ อยู่เสมอเพราะบริษัทหมายถึงสถานที่ซึ่งคนมารวมตัวทำงานด้วยกัน

เทคนิคติดตั้งกฎพื้นฐานและระเบียบแบบแผน

กฏและหลักเกณฑ์ที่แผร่หลายในระดับสากล เปรียบได้กับพื้นฐานแนวคิดสำหรับทุกคน ยิ่งมีพื้นฐานมากเท่าไร ขอบเขตแนวคิดก็กว้างขึ้นเท่านั้น แนวคิดใหม่ๆ จะผุดขึ้นมาจากการที่คุณอ่านหนังสือธุรกิจและหนังสือปกอ่อนให้เป็นนิสัย เมื่อฝึกตัวเองให้เป็นคนสนใจหนังสือหลายประเภท รวมถึงหนังสือธุรกิจซึ่งกำลังเป็นที่กล่าวถึง และอ่านหนังสือเหล่านี้ให้เป็นนิสัย ย่อมได้สัมผัสแนวคิดหลายรูปแบบ และค่อยๆ สั่งสมประสบการณ์ เช่น แนวคิดนี้เคยเห็นในหนังสือเล่มนั้นนี่นา และแนวคิดนี้หยิบยกมาพูดถึงในหนังสือหลายเล่มเลย

สิ่งสำคัญคือ อ่านแล้วต้องนำไปใช้ อย่าเอาแต่ท่องจำเหมือนสมัยท่องตำราเพื่อเตรียมสอบ เพราะสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานไม่ใช่ภูมิความรู้ด้านแนวคิด แต่เป็นการนำมาใช้ ดังนั้นจะให้ดีควรเลือกอ่านหนังสือเล่มที่เขียนถึงการนำแนวคิดทั้งหลายมาปรับใช้อย่างต่อเนื่องและมาปรับใช้ในชีวิตประจำวันได้

เทคนิคขยายวิสัยทัศน์ให้กว้างแม้อยู่ในโลกแคบ

ทุกงานมีความเฉพาะตัวหาจนเหมือนเป็นสังคมแคบๆ งานผลิตก็อยู่กับแค่การผลิต งานด้านการเงินก็อยู่กับแค่การเงิน งานที่ปรึกษาก็อยู่กับแค่การให้คำปรึกษา อย่าหวังเลยว่าจะได้เจองานประเภท “อะไรมาทำได้หมด” และตราบใดที่สังกัดอยู่ในองค์กรคุณก็ไม่มีทางหลีกหนีจากเนื้อหางานแคบๆได้ เมื่อคุณเข้าทำงานสู่ปีที่สาม คุณจะเริ่มคุ้ยเคยกับสถานที่ทำงานและงานที่ตัวเองทำ

ความกังวลเช่นว่า “เราจะทำงานในแวดวงอื่นได้ไหม”

คงเคยได้ยินคำว่า กบในบ่อ เป็นกบที่ตะหนักว่าบ่อน้ำที่ตัวเองอยู่นั้นแคบเพียงใด เมื่อมองไปบนท้องฟ้าและอยากออกจากบ่อน้ำ งานก็เหมือนบ่อน้ำ คุณรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับงานของตัวเอง ใครส่งงานอะไรให้ก็ทำได้หมด มิหนำซ้ำยังรู้จักงานละเอียดกว่าใครเนื่องจากอยู่ในแผนกนั้นมานาน แต่พอคิดถึงเรื่องการเปลี่ยนงานนอกขอบเขตที่ตัวเองคุ้นเคย คำถามสารพัดก็ผุดขึ้นมา เช่น หากตัวเองไปอยู่บริษัทอื่นจะเป็นเช่นไร หรือหากไปอยู่ในแวดวงอื่น ตัวเองจะทำงานนั้นนั้นได้หรือไม่

คำถามเหล่านี้คิดให้หัวแต่ก็ไม่ได้คำตอบ เพราะคำว่างานเป็นสิ่งที่ทำได้เพียงครั้งละอย่างและระหว่างทำงานใดงานหนึ่งทุกอย่างที่มีค่าเท่ากับ “ภายนอกบ่อน้ำ” ต่อให้ออกจากบ่อน้ำที่ตัวเองอยู่ ณ ตอนนี้ สุดท้ายคุณก็แค่เข้าไปอยู่ในบ่อน้ำอีกบ่อหนึ่ง เมื่อเริ่มรู้จักสถานที่ทำงานหลากหลาย รวมถึงค้นพบ ความเป็นสากลในสถานที่ทำงานของตัวเอง คุณก็จะตระหนักได้ว่าแท้จริงแล้วบริษัทและแวดวงสารพันที่อยู่ภายนอกล้วนเชื่อมโยงกัน

เทคนิคเพิ่มความเร็วในการสัมผัสรับรู้และการคิด

บ่อยครั้งที่เราได้ยินคนพูดถึงบุคคลผู้ตอบโต้บทสนทนาได้ลื่นไหลว่า “หัวไว” แต่บุคคลลักษณะดังกล่าวไม่จำเป็นต้องเป็น “คนฉลาด เรียนรู้ไว” เสมอไป พื้นฐานของการสนทนาประกอบด้วย ฟังสิ่งที่คนตรงหน้าพูดอย่างตั้งอกตั้งใจ ขานรับความเร็วในการพูดและเนื้อหาของคู่สนทนาได้ไม่มีสะดุด อีกฝ่ายส่งบทสนทนาแบบใดมาก็รับได้หมด และยังตอบโต้บทสนทนาได้ เรียกคนแบบนี้ว่า “คนหัวไว” ดังนั้นหากต้องการให้ตัวเองให้เป็น “คนหัวไว” ก็แค่ทำสองข้อต่อไปนี้ให้ขึ้นใจ

  1. ตั้งไจฟังสิ่งที่คนตรงหน้าพูดให้ดี
  2. พยายามทำความเข้าใจสิ่งที่อีกฝ่ายต้องการสือ ไม่ใช่จดจ่ออยู่กับแค่คำที่ได้ยิน

ความว่องไวในการประมวลผลเกิดจากการคาดคะเนสิ่งที่อีกฝ่ายต้องการพูด โดยพิจารณาจากบริบท ต้องระลึกว่าเค้าต้องการจะสื่ออะไร ดังนั้น จำให้ขึ้นใจว่าระหว่างการสนทนาต้องคิดพิจารณาถึง “เจตนาแท้จริง” และ “ความต้องการ” ของอีกฝ่ายอยู่ตลอดตีความให้ออกว่าจริงๆแล้วคู่สนทนากำลังคิดอย่างไรหรือต้องการอะไรนี่แหละหัวใจสำคัญสู่การเป็นคนคิดเร็ว ประมวลผลไว

เทคนิคแสดงความคิดเห็นของตัวเองอย่างมั่นคง

การกล้าแสดงความคิดเห็นของตัวเองแบบตรงไปตรงมาทั้งที่ประสบการณ์ยังอ่อนด้อย โดยไม่สนใจคนรอบข้าง อาจทำให้โดนมองว่าไม่รู้จักคิดถึงคนรอบข้าง พูดจาโดยเอาตัวเองเป็นที่ตั้ง แต่ถ้ามัวนิ่งเงียบ ไม่แสดงความคิดเห็นใดๆ เลยก็จะถูกมองว่าเป็นพวก “ไร้ความกระตือรือร้น” หรือถูกเร่งรัดว่า “แสดงความคิดเห็นอะไรหน่อยสิ” เมื่อจะแสดงความคิดเห็น ต้องไม่เป็นความคิดเห็นที่แสดงค่านิยมของตัวคุณเอง แต่ต้องเป็น “วิถีทางหนึ่งที่จะทำให้บริษัทนั้นดีขึ้น” ซึ่งออกมาจากมุมมองของตัวคุณเอง และเมื่อเวลานำเสนอความคิดโดยยึดหลัก “ความคิดเห็นเพื่อทำให้บริษัทก้าวหน้า” และหากความคิดนั้นได้นำไปปฏิบัติหรือนำมาใช้ ก็เท่ากับว่าสิ่งที่คุณพูดคือเรื่องที่ถูกต้องเหมาะสมและตรงตามวัตถุประสงค์ตั้งต้น และเมื่อรู้จักวิเคราะห์แยกแยะความถูกต้องของความคิดเห็นทั้งสองด้านตามหลักเหตุผล โดยยึดมั่นคำว่า “ทำเพื่อบริษัท” ไม่ใช่หมายจะทำลายค่านิยมของอีกฝ่าย ย่อมได้รับเสียงชื่นชมอย่างแน่นอน

เทคนิคค้นหาอาเมนเทอร์

เมนเทอร์ หมายถึง บุคคลผู้คอยชี้แนะเส้นทางหรือกระบวนการเพื่อก้าวสู่การพัฒนาตัวเองไปให้ถึงจุดมุ่งหมายที่สูงยิ่งขึ้น หากใครมีเมนเทอร์ประจำตัวอยู่แล้ว ถือว่าโชคดีมาก เพราะเท่ากับว่ามีโอกาสได้รับคำแนะนำต่างๆ รวมถึงเข้าไปขอรับคำปรึกษาเป็นครั้งเป็นคราวได้เมื่อต้องการ แต่จริงๆ แล้วคุณไม่จำเป็นต้องมีเมนเทอร์ก็ได้ เพราะบางทีคุณต้องการหาเมนเทอร์ คนๆ นั้นจะชักจูงไปสู่คอร์สพัฒนาตัวเองราคาแพง หรือพูดในอีกแง่หนึ่งคือ เมนเทอร์ที่แท้จริงจะไม่เดินเข้ามาหาคุณ และไม่เรียกเก็บเงิน แต่จะเป็นคนที่อยากสอนคุณจริงๆ ถ้าจะให้ดีคนๆ นั้นควรเป็นบุคคลที่ไม่มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามาเกี่ยวจะเหมาะสมกว่า หรือเป็นคนที่รู้จักเรื่องราวของคนดี ก็เช่น อาจารย์สมัยเรียน พ่อแม่ พี่ชายพี่สาว และคุณให้ความนับถือหรือลุงป้าน้าอาซึ่งเป็นญาติกัน หากลองปรึกษาพวกคนเหล่านี้คุณอาจจะได้รับคำแนะนำดีๆ ต้องเริ่มจากมองหาบุคคลที่พร้อมให้คำปรึกษาทุกเมื่อโดยไม่มีเรื่องของผลประโยชน์เข้ามาเกี่ยวข้อง อย่าพึ่งคิดไกลจนถึงคำว่าเมนเทอร์

บทที่ 3 เคล็ดลับเอาต์พุต(ส่งออก)อย่างมีประสิทธิภาพ

เทคนิคพูดให้เก่ง

การเป็นคนพูดเก่งในเรื่องงานไม่ได้ต้องการเทคนิควิเศษวิโส ขอแค่มีจังหวะจะโคนสม่ำเสมอ  ใช้โทนเสียงคงเส้นคงวา และฟังเข้าใจง่าย เมื่อทำได้เช่นนี้ ใจความสำคัญที่พูดก็จะไหลเข้าสู่ประสาทของอีกฝ่ายโดยอัตโนมัติอย่างถูกต้อง และสามารถทดสอบด้วยการลองบันทึกเสียงหรือภาพวิดีโอตอนตัวเองกำลังพูดดู ถ้ายังพูดไม่คล่องขอแนะนำให้ลองฝึกพูดหัวข้ออิสระในห้องน้ำเสียงสะท้อนในห้องน้ำจะทำให้คุณรู้สึกสนุกกับการพูดออกเสียง เคล็ดลับในการพูดให้ฟังเข้าใจง่ายประกอบด้วย

  1. ไม่พูดเร็ว รักษาจังหวะให้คงเส้นคงวา
  2. หมั่นฝึกซ้อมประโยคที่ใช้บ่อย
  3. เว้นวรรค ไม่ควรรีบร้อนในการพูด ควรมีเว้นวรรค
  4. เน้นเสียงและพูดให้ช้าลงเล็กน้อยเมื่อถึงประโยคสำคัญหรือคำศัพท์เฉพาะ

เทคนิคเลิกประหม่ายามนำเสนองาน

เมื่อขาดการเตรียมตัวที่เพียงพอก็ไม่แปลกที่จะไม่มั่นใจในเนื้อหาที่พูด สมองกลัวว่าหากถูกจี้ย้ำหรือตั้งคำถามจะทำอย่างไร เมื่อไม่มั่นใจว่าจะตอบคำถามได้ ตาก็อาจจะขยับ พูดรัวและเร็วบ้างล่ะ ใช้คำเข้าใจยากบ้างล่ะ เพื่อจะไม่ได้ต้องถูกถาม มิหนำซ้ำสายตายังหลุกหลิก มือเท้าสั่น และเสียงสั่น ทั้งหมดล้วนเป็นปฏิกิริยาสะท้อนให้เห็นถึงสภาวะจิตใจที่อยากให้การพูดสิ้นสุดโดยไว ไม่ใช่สภาวะจิตใจของคนที่อยากถ่ายทอดเนื้อหารายงานให้ผู้อื่นรับฟังเลยสักนิด ในทางกลับกันหากเตรียมตัวมาดีตั้งแต่ก่อนพูด เรื่องเหล่านี้ย่อมไม่เกิดขึ้น เพราะฉะนั้นควรเตรียมตัวให้พร้อมก่อนล่วงหน้า จากนั้นสิ่งที่ต้องทำก็คือฝึกซ้อมที่บ้านจนกว่าจะถึงวันประชุม เตรียมตัวจนแน่ใจว่าจะพูดได้อย่างฉะฉานเมื่อถึงเวลาจริง

  1. ใช้นาฬิกาจับเวลา เมื่อรู้จังหวะของเวลา คุณจะพูดได้อย่างสบายใจ
  2. ตรวจทานเนื้อหาอีกครั้ง เพื่อได้ทบทวนส่วนที่ยังไม่เข้าใจ
  3. สันนิษฐานเนื้อหาของคำถาม “ถ้าเราเป็นผู้ฟัง จะถามคำถามแบบใด” จะได้เตรียมตัวไว้ล่วงหน้า

เชื่อได้เลยว่าหากคุณฝึกซ้อมซ้ำๆ ต่อให้เจอคำถามแบบใดก็ไม่หวั่น สามารถธิบายแบบค่อยเป็นค่อยไป พร้อมกับมองหน้าผู้ฟังทุกคนได้อย่างมั่นใจ และเมื่อพูดจบจะต้องมีคนเอ่ยปากชม และคำชมเหล่านั้นจะสร้างความมั่นใจแก่คุณ

เทคนิครับมือกับการประชุมออนไลน์

วิธีขจัดความรู้สึกอึดอัดเมื่อต้องเข้าประชุมออนไลน์นี้มีสองวิธีนั่นคือ

  1. ปรับสภาพแวดล้อมของการประชุมออนไลน์

การพูดผ่านหน้าจอจากที่บ้านยังช่วยให้รู้สึกผ่อนคลายมากกว่า และไม่ประหม่าเหมือนการพูดท่ามกลางสมาชิกจำนวนมากในห้องประชุม ต้องเตรียมอินเตอร์เน็ต ปรับเสียงไมโครโฟนให้พร้อม น่าฟัง

  1. เรียนรู้วิธีพูดที่เหมาะแก่การประชุมออนไลน์

รูปแบบการประชุมออนไลน์อาจแตกต่างไปตามบริษัท โดยส่วนใหญ่มักเป็นการประชุมแบบปล่อยไปตามธรรมชาติ การพูดให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่ทำได้ก็จะสำคัญ เวลาถามก็ควรถามให้ชัดเจนเลยกรณีมีข้อเสนอแนะก็ควรพูดเสนอแบบตรงไปตรงมา

เทคนิคใช้ไมโครโฟนให้เกิดประสิทธิผล

หากลังเลว่าจะใช้ไมโครโฟนหรือไม่ใช้ดี  ผมขอตอบเลยว่าเลือกใช้ดีกว่า เพราะยิ่งได้ยินเสียงพูดแจ่มชัดเท่าไหร่ ความประทับใจที่มีต่อเนื้อหาก็จะยิ่งเพิ่มพูน ในทางกลับกัน หากเสียงของคุณส่งไปไม่ถึงแถวหลังของห้องประชุมเนื่องจากคุณเลือกไม่ใช้ไมโครโฟน เพราะลังเลกับขนาดของห้องประชุม สิ่งที่ผู้ฟังจดจำอาจมีแค่คนนี้พูดเสียงเบาเหลือเกินส่วนเนื้อหาไม่เข้าสมองเลยสักนิด

เทคนิคเขียนบทความให้เหมือนเวลาเล่าเรื่องสัพเพเหระ

ในขณะที่บางคน “ไม่ถนัดเรื่องการพูด” บางคนกลับ “ไม่ถนัดเรื่องการเขียน” บางคนอาจ “ไม่ถนัดทั้งสองอย่างเลย” คนประเภท “ไม่ถนัดพูด” ส่วนมากมัก “เขียนเก่ง “ในทางกลับกันคนประเภท “ไม่ถนัดเขียน” มัก “พูดเก่ง” เนื่องจากทั้งสองใช้เทคนิคที่แตกต่างกัน ข้อแตกต่างระหว่างการเขียนกับการพูดคือ การเขียนประโยคหรือบทความสามารถปรับแก้ไขได้ครั้งแล้วครั้งเล่า และต้องมีเคล็ดลับวิธีเขียนดังนี้

  1. ถูกต้องและกระชับ คือหัวใจของประโยคหรือบทความทางธุรกิจ
  2. ไม่ต้องใส่ความเป็นเอกลักษณ์หรือเฉพาะลงในประโยค และบทความทางธุรกิจ ไม่เหมือนการเขียนนวนิยาย ไม่จำเป็นต้องใส่เอกลักษณ์เฉพาะตัวของผู้เขียนลงในรายงาน
  3. อ่านทวนซ้ำหลายๆ ครั้งและขัดเกลาแก้ไข การไม่อ่านทวนซ้ำและแก้ไข ถือว่าเป็นงานหยาบๆ จะให้ดีควรตรวจทานดูหลายๆ รอบ หากพูดผิดก็ยังพูดแก้ใหม่ได้ แต่หากเอกสารในที่ประชุมผิด ผู้อ่านย่อมคิดว่าผู้เขียนเขียนแบบขอไปที

เทคนิคเขียนอีเมลให้กระชับและตรงประเด็น

การเขียนอีเมลหรือก็เหมือนการเขียนประโยคหรือบทความที่อธิบายไปแล้ว ควรตรวจสอบที่ตัวเองเขียนอีกรอบ สำรวจดูว่าพิมพ์ผิดหรือพิมพ์ตก ก่อนกดส่ง และควรพยายามทอนประโยคให้สั้นกระชับไม่ยืดยาวจนจับสาระไม่ได้ หรือใช้เคล็ดลับตามดังนี้ จะช่วยให้ง่ายมากอย่างขึ้น

  1. ตั้งวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน คุณต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า “วัตถุประสงค์” คืออะไรก่อนเขียนข้อความ รวมถึงการตอบอีเมลล์ต้องตอบแบบตรงไปตรงมา
  2. ละเว้นข้อมูลซึ่งไม่เปิดเผยอย่างเป็นทางการ ในการตอบอีเมลคุณไม่จำเป็นต้องขยายจากหกส่วนให้กลายเป็นสิบส่วนเพราะหกส่วนในอีเมลที่ส่งไปนั้น ได้สอดแทรกนัยว่ามีตัวอักษรถูกตัดทอนออกสี่ส่วนเอาไว้เรียบร้อยแล้วดังนั้นหากหัวหน้างานหรือรุ่นพี่ซึ่งได้รับอีเมลอยากรู้ละเอียดเกี่ยวกับสี่ส่วนนั้นก็จะสอบถามคุณเอง

การจะเขียนอีเมลให้กระชับ เข้าใจง่าย ต้องทำให้ฝ่ายที่ได้รับอีเมลที่เป็นสาระจริงๆ ต้องอ่านทบทวนและปรับแต่ง แก้ไขตัดทอนก่อนส่งทุกครั้ง

เทคนิคเพิ่มความเร็วในการเขียน

การเขียนข้อความไม่ควรใช้เวลามากเกินไป สำหรับการเขียนข้อความเกี่ยวกับงานทั่วไปควรคำนึงถึงความรวดเร็ว อย่างเช่นข้อความควรถึงมืออีกฝ่ายเมื่อใด เนื่องจากวัตถุประสงค์หลักของข้อความคือการถ่ายทอดและการแบ่งปัน จึงไม่จำเป็นต้องมีองค์ประกอบครบถ้วน สิ่งที่ต้องเตรียมเพื่อให้เขียนได้รวดเร็ว ได้แก่ เอกสารอ้างอิง ข้อมูลวันเวลาอย่างละเอียด ชื่อบุคคล ชื่อสินค้า รวมไปถึงชื่อโครงงานให้ถูก ประเด็นสำคัญที่ต้องคำนึงถึงอีกอย่าง คือ เขียนอย่างไรงานจึงจะเดินหน้าเร็วที่สุด ไม่ใช่ต้องทำอย่างไรคุณจึงจะเขียนบทความได้สบายใจ จงเลิกกังวลประเด็น เช่น ต้องจดโน้ตไหม ต้องเตรียมการล่วงหน้าหรือเปล่า แล้วหันมาควานหาวิธีการซึ่งช่วยให้การเขียนได้อย่างมีประสิทธิภาพภายในเวลาสั้นที่สุดแทน

เทคนิคเขียนบทความที่แสดงถึงไหวพริบของผู้เขียน

การรู้จักเขียนให้กระชับคือ “ไหวพริบ” ด้านการเขียนประโยคหรือข้อความเกี่ยวกับงาน ซึ่งไม่ได้เกี่ยวข้องกับข้อความสามารถพิเศษเฉพาะตัวแต่อย่างใด  การเขียนประโยคหรือข้อความเกี่ยวกับงานไม่ต้องการเอกลักษณ์เฉพาะตัว อย่าเขียนเรื่องไม่จำเป็น แบบแผนควรถูกต้องสมบูรณ์ หัวข้อนี้ขอกล่าวถึงเทคนิคแบบลงรายละเอียดเพิ่มเติมสักเล็กน้อย

  1. ละประธานของประโยค เช่น ผม/ฉัน/ข้าพเจ้า คำเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเขียนลงไปในข้อความ
  2. ไม่ใช้คำศัพท์ฟุ่มเฟือย หลีกเลี่ยงคำคุณศัพท์ เช่น สุดๆ/เรื่อยๆ/สุดยอด คำเหล่านี้ไม่ควรอยู่ในข้อความ
  3. ลบคำหรือประโยคซ้ำซ้อน ประโยคหรือข้อความสั้นกระชับจนชวนให้รู้สึกว่า “เย็นชา ไร้อัธยาศัย” คือ สิ่งที่เหมาะสมแล้วสำหรับการทำงาน และคงไม่มีอะไรเหมาะจะเป็นทางลัดสู่ “ประโยคแบบคนมีไหวพริบด้านการทำงาน” ได้เท่ากับการ ตรวจทาน พินิจพิจารณา และตัดทอนซ้ำๆ จนแน่ใจอีกแล้ว

บทที่ 4  กิจวัตรของคนทำงานผู้เติบโตก้าวหน้าอยู่ตลอด

ไม่ควบแหล่งข้อมูลให้เหลือเพียงหนึ่งเดียว

หลายคนในกลุ่มอาจารย์มหาวิทยาลัย ผู้เขียนหนังสือ นักธุรกิจนิยมอ่านหนังสือพิมพ์หลายฉบับเป็นประจำทุกวัน เพราะผู้เชี่ยวชาญย่อมต้องหมั่นสังเกตปัญหาที่มีอยู่ในสังคมจากหลายช่องทาง และเปิดรับข้อมูลใหม่ๆ ให้ทันเหตุการณ์อยู่ตลอดเวล

แต่การอ่านหนังสือพิมพ์หลายฉบับในคราวเดียวกันไว้บ้างก็ไม่เสียหลาย เพราะบริษัทหนังสือพิมพ์แต่ละแห่งมีแนวคิดและหลักการนำเสนอข่าวแตกต่างกันออกไป พูดอีกอย่างนึงก็คือ หนังสือพิมพ์แต่ละฉบับสร้างขึ้นเพื่อเสนอในมุมคิดและวิธีการคิดตามแบบฉบับของบริษัทผู้จัดทำ

คุณไม่จำเป็นต้องอ่านหนังสือพิมพ์หลายฉบับติดต่อกันทุกวัน  เพราะหนังสือพิมพ์แต่ละฉบับมีความโน้มเอี่ยงแตกต่างกัน จะว่าไปปัจจุบันผู้คนน่าจะนิยมอ่านข่าวจากอินเตอร์เน็ตมากกว่า ความจำเป็นในการเสียเงินซื้อหนังสือพิมพ์เป็นประจำหรือหลายๆ ฉบับจึงไม่มากเท่าแต่ก่อน นอกจากการอ่านหนังสือพิมพ์รายวันแล้ว การอ่านวารสารเฉพาะทางก็สำคัญไม่ยิ่งหย่อนกว่ากัน แน่นอนวารสารเฉพาะทางเองก็มีหลากหลาย แบ่งเป็นหมวดหมู่ตามประเภทธุรกิจ การอ่านวารสารเฉพาะทางมีส่วนช่วยให้ข้อมูลข่าวสารประจำวันเกี่ยวกับหัวข้อเด่นในแวดวงนั้นๆ หลั่งไหลเข้าสู่ผู้อ่าน เฉพาะฉะนั้นการขวนขวายหัวข้อรับรู้ร่วมกัน คือสิ่งสำคัญสำหรับการทำงาน และควรสร้างความแตกต่างด้วยการหมั่นหาข้อมูลที่ไม่ค่อยมีคนรู้ แม้จะเป็นเรื่องเกินตัว แต่ก็ควรอ่านวารสารให้เป็นนิสัย

วิธีเข้าถึงแหล่งข้อมูลข่าวสารของคนทำงานเป็น

เราเข้าถึงข้อมูลข่าวสารได้จากบทความต่างๆ ก็จริง ในขณะเดียวกันผู้คนอื่นๆ ก็ได้รับข้อมูลเหล่านั้นเช่นเดียวกัน เพราะฉะนั้นอย่าเพิ่งรีบด่วนสรุปหรือดูแคลนการเข้าถึงข้อมูลการผ่านสื่อกลางต่างๆ  หากต้องการให้ตัวเองอยู่ในสภาพแวดล้อมที่จะได้รับข้อมูลลักษณะนี้ คุณต้องให้ความสำคัญกับคำพูดและความเห็นของหัวหน้างานหรือรุ่นพี่ในบริษัท รวมถึงการผูกมิตรกับคนนอกบริษัทจะช่วยให้วิสัยทัศน์ของคุณกว้างขึ้น

ต้องจำไว้ให้ขึ้นใจว่า ข้อมูลข่าวสารเป็นเพียงหนทางเพื่อจัดเตรียมสภาพแวดล้อมดังกล่าว หากหลงลืมข้อนี้และติดกับการกระทำของตัวเอง คุณอาจกลายเป็นบุคคล “รู้ข่าวสารแต่ไม่รู้จักเอามาใช้ประโยชน์” “ชอบฟังแต่ข่าวลือ” หากเป็นเช่นนี้ คุณต้องเลือกการหาข้อมูลผ่านโซเชียลเป็นหลัก และฝึกตนเองให้ไวต่อข่าวสารจากบุคคล โดยการฟังคนรอบข้างให้มากยิ่งขึ้น

เมื่อทำงานนานวันเข้า คุณยิ่งได้มีโอกาสพูดคุยกับคนภายนอกบริษัทเพิ่มมากขึ้น การที่ศึกษาว่าอีกฝ่ายเป็นใครและทำอะไร ถือว่าสำคัญไม่น้อย วันนึงเมื่อคุณถึงคราวที่ต้องการข้อมูลในแต่ละแวดวงจะได้ถามถูกคน เช่นเรื่องการแพทย์ ถามคุณ ก. เรื่องการเงิน ถาม คุณ ข. เป็นต้น ดังนั้น คุณควรหมั่นสร้างความสัมพันธ์ลักษณะนี้ เพื่อไม่ให้พลาดข้อมูลข่าสารสำคัญ

มองหาความกระปรี้กระเปร่าจากนวนิยายหรือความเรียง

หากถามว่านวนิยายและความเรียงทั้งหลายไม่มีส่วนเกี่ยวพันโดยตรงกับงานเลยหรือ ผมคงต้องตอบว่าไม่ใช่เสียทั้งหมด เพราะนวนิยายบางเรื่องก็พูดถึงโลกธุรกิจหลากหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นนวนิยายหรือความเรียง เมื่อเนื้อหาหลักเกี่ยวข้องกับธุรกิจ การทำงานก็ย่อมมีประโยชน์ในทางใดทางหนึ่ง ยิ่งถ้าเป็นบทความที่เขียนโดยผู้ก่อตั้งหรือผู้บริหารองค์การธุรกิจขนาดใหญ่ก็ยิ่งเกี่ยวข้องกับงานแน่นอน

นวนิยายเปรียบเสมือนพื้นที่บอกเล่าเกี่ยวกับบุคคล ขณะที่ความเรียงสะท้อนให้เห็นถึงการใช้ชีวิต ดังนั้นอาจพูดได้ว่าสิ่งที่นำเสนอทั้งสองประเภทก็คือวิถีการดำเนินชีวิตของผู้คน คราวนี้ลองย้อนมองดูชีวิตหลังก้าวเข้าสู่สังคมการทำงานกันบ้าง

คงปฏิเสธไม่ได้ใช่ไหมว่างานได้ก้าวเข้ามาครอบครองเวลาส่วนใหญ่ในชีวิตของเรา ซึ่งเท่ากับว่า “งานนี่แหละคือวิถีทางแห่งการดำเนินชีวิต”

การอ่านหนังสือเป็นประจำเปรียบเสมือนการสัมผัสวิถีการดำเนินชีวิตและแนวคิดของผู้อื่น ขณะเดียวกันการสัมผัสรับรู้เรื่องราวที่เขียนขึ้นจากแนวคิดของผู้เขียนหลากหลาย ซึ่งแตกต่างจากแนวคิดของตัวเอง ยังช่วยให้ขอบเขตความนึกคิดกว้างขึ้น แน่นอนว่าผลลัพธ์นั้นเรื่องล้วนเชื่อมโยงสู่ธุรกิจและไอเดียในการทำงาน ในบางครั้งคุณต้องสร้างแผนงานหรือนำเสนอโครงงาน ยิ่งอ่านนวนิยายหรือความเรียงหลากหลายประเภทเท่าไร มุมมองชีวิตก็จะยิ่งกว้างขึ้นเท่านั้น ทั้งยังช่วยให้รู้จักคิดพิจารณางานที่ทำอยู่อย่างลึกซึ้งมากขึ้น

ไม่มองข้ามการศึกษาหาความรู้จากหนังสือธุรกิจ

ต้องยอมรับว่าปัจจุบันมีหนังสือธุรกิจประเภทเล่มหนาเตอะซึ่งแปลมาจากภาษาต่างประเทศอยู่มากมาย แต่หากสังเกตุดีๆ

จะพบว่าช่วงสองสามปีมานี้ แนวโน้มความนิยมเริ่มเปลี่ยนจากธุรกิจพื้นฐานมาสู่ “องค์ความรู้ใหม่ล่าสุดของโลก” ทำให้คำว่า “ยุคแห่งชีวิตศตวรรษ” เริ่มเป็นที่รู้จักมากขึ้น คนที่ฝักใฝ่เรียนรู้อยู่เสมอ แม้ก้าวเข้าสู่สังคมทำงานแล้วมักมีผลงานเปี่ยมประสิทธิภาพ หัวหน้างานหรือรุ่นพี่ซึ่งมองเพื่อนเผินเหมือนเป็นคนทำแต่งาน แท้จริงแล้วอาจไม่เคยละเลยเรื่องการศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมผ่านการอ่านหนังสือ อย่างไรก็ตาม การรู้จักหนังสือธุรกิจระดับโลกที่ใครๆ ต่างพูดถึงในวงกว้างไว้ย่อมไม่เสียหาย อย่างน้อยที่สุดแค่รู้ว่าแก่นของหนังสือแล่มนั้นมันพูดถึงเรื่องอะไรก็ยังดี ไม่ต้องถึงขั้นซื้อมาเปิดอ่านละเอียดทุกหน้า เพราะหนังสือธุรกิจที่กล่าวถึงทั่วบ้านทั่วเมือง มักจะปรากฏในบทสนทนาหลากหลายสถานการณ์ หรือในอินเตอร์เน็ทช่องทางต่างๆ ขอเพียงแค่คุณรู้จักเติมข้อมูลแก่นเนื้อหาของหนังสือธุรกิจแล่มใหม่ใส่สมอง ความงงงันเมื่อมีหัวข้อการสนทนาย่อมลดลง หรือจะเป็นคนเปิดบทสนาเองแล้วค่อยถามรายละเอียดเพิ่มเติมก็ได้ แต่ใช่ว่าหนังสือธุรกิจทุกแล่มจะเขียนเกี่ยวกับธุรกิจไปทั้งหมด สำหรับคนที่ทำงานแล้ว การอ่านให้เป็นนิสัยเป็นตัวแปรสำคัญในการสร้างภูมิปัญญา สิ่งนี้จะกลายเป็นอาวุธชั้นยอดในการทำงานของคุณเอง

หมั่นอ่านข้อมูลข่าวสารจำนวนมาก

การได้รับจดหมายข่าวทางออนไลน์จำนวนมาก และการเปิดดูทุกฉบับจึงแทบเป็นไปไม่ได้ เนื่องจากมีงานรัดตัวทุกวันจึงแทบไม่มีเวลาเปิดอ่าน เก็บไปก็ไร้ประโยชน์ สู้ยกเลิกจะดีกว่าไหม บางคนที่คิดเช่นนี้ อาจลืมไปว่า จริงๆ แล้วเราไม่จำเป็นต้องอ่านให้ครบทุกหน้าทุกหัวข้อ

เคล็ดลับสำคัญคือ อย่าพยามอ่านหนังสือทุกหัวข้ออย่างละเอียด แค่มองข้อมูลข่าวสารที่หลั่งไหลเข้ามาเร็วๆ อีกอย่างถึงเนื้อหาจะมากสักแค่ไหนก็แค่อ่านผ่านๆ ตาด้วยการเลื่อนหน้าจอจากบนลงล่างเชื่อว่าแค่ไม่กี่วินาทีก็เรียบร้อย นอกจากนี้ยังมีอีกสองสามเทคนิคที่ผมอยากจะแนะนำได้แก่

  1. พยายามสะสางจดหมายข่าวออนไลน์ซึ่งยังไม่ได้เปิดอ่านให้เรียบร้อยภายในรอบสัปดาห์
  2. มองพาดหัวหลักและหัวข้อแค่ผ่านๆ เมื่อเจอหัวข้อน่าสนใจค่อยเปิดอ่าน
  3. ไม่เจอหัวข้อหรือบทความที่สนใจก็ไม่เป็นไร ไม่จำเป็นต้องคิดมาก

สิ่งสำคัญคือ “การให้ข้อมูลข่าวสารได้ผ่านสายตา” จำไว้ให้ขึ้นใจว่าระหว่างไม่มีข่าวสารอะไรน่าสนใจกลับไม่รู้ข่าวสารอะไรเลยนั้นต่างกันเป็นลิบลับ ฝึกพินิจพิเคราะห์ข้อมูลด้วยสายตา อย่าปล่อยให้ข่าวสารเฉพาะทางที่หลั่งไหลเข้ามาผ่านเลยไปโดยไม่เหลียวแล

ขวนขวายหาหลักการอธิบายให้ฟังเข้าใจง่าย

  1. อย่าพูดรัวเร็วคนที่อธิบายเก่งจะไม่พูดรวดเร็วและเข้าใจว่าผู้ฟังต้องการจังหวะจะโคนระดับใด
  2. พูดให้ผู้ฟังทุกคนเข้าใจ บริษัทนั้นมีหลายแผนก โดยมีผู้คนซึ่งมีความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง ประสบการณ์ทางเทคนิค ช่วงวัยและเพศแตกต่างกัน ดังนั้นอย่าอธิบายให้คนเพียงกลุ่มเดียวเข้าใจ
  3. อิงความรู้สึกและความเข้าใจของผู้ฟังเป็นหลักการอธิบายที่ดีจะเกิดขึ้นไม่ได้ “หากขาดการคิดวาดภาพให้ผู้ฟังทุกคนเป็นตัวเอกของงาน”โดยต้องคิดว่าอีกฝ่ายฟังด้วยอารมณ์แบบใด มีความรู้สึกแบบไหน และมีความเข้าใจในระดับใด หากสัมผัสความรู้สึกได้ก็ควรวิเคราะห์ว่าจะอธิบายในลักษณะแบบไหน

การอธิบายนั้นมีหลายแบบ เช่น “พูดจากผลลัพธ์” หากเนื้อหานั้นนั้นประกอบด้วย “ผลลัพธ์” กับ “เหตุผล” การพูดอธิบายที่ดีควรเริ่มจากประกาศผลลัพธ์ก่อน แล้วค่อยอธิบายเหตุผล จะช่วยให้ผู้ฟังรู้สึกไม่เครียด และสับสนว่าบทสรุปจะจบที่ตรงไหน แต่ยังมีอีกวิธีที่อยากแนะนำคือ การอธิบายในลักษณะยกประเด็นปัญหาขึ้นมาก่อนโยงเขาสู่การนำเสนอวิธีรับมือ โดยการแจกแจงปัญหาให้ได้มากที่สุด และเมื่อตอนอธิบายเกี่ยวกับ “มาตราการรับมือ” คุณต้องแจกแจงให้เห็นภาพชัดเจน นำเสนอให้มากที่สุด พร้อมทั้งบอกข้อดีข้อเสียด้วย นี่คือวิธีอธิบายแบบไม่ให้เหลือความสงสัย

กล้าข่มความรู้สึกส่วนตัว รู้จักแสดงความเห็นจากมุมมองของบุคคลภายนอก

ความคิดเห็นในที่ทำงานไม่ใช่ตัวแทนทัศนคติหรือค่านิยมส่วนบุคคล แต่คุณต้องคิดว่า เราควรเสนอนโยบายแบบใด เพื่อให้บริษัทก้าวหน้าขึ้น หรือหากเจอปัญหาต้องมีมาตราการรับมือแบบใดเพื่อให้บริษัทเดินหน้าต่อ

ในที่ทำงานน่าจะมีรุ่นพี่ที่มักจะโต้เถียงจนไม่ลงรอยกัน นั่นถือเป็นเรื่องที่ไม่ควรเอาเป็นเยี่ยงอย่าง เพราะสถานที่ทำงานมีไว้สำหรับ “แสดงความคิดเห็นเพื่อบริษัท” ไม่ใช่โต้แย้งกันด้วยอารมณ์หรือความคิดเห็นส่วนตัว

แน่นอนว่าไม่มีใครปลื้มเวลาถูกคัดค้านความคิดเห็น แต่การ “ไม่ยึดติด” กับความคิดเห็นของตัวเองที่เสนอไปก็สำคัญ พูดอีกอย่างหนึ่งก็คือ ปล่อยสบายๆ ทำนอง “วันนี้เราเสนอความเห็นแบบนี้” พร้อมคอยเตือนตัวเองในใจว่า “แต่พอถึงพรุ่งนี้อาจเสนอความคิดเห็นอีกแบบ” นี่เป็นลักษณะของคนไม่ยึดติด  อีกอย่างความยืดหยุ่นมักส่งผลดีต่อการทำงานมากกว่าความดื้อรั้น “ความเห็นซึ่งคิดว่าน่าจะเข้าทีที่สุด” ในตอนนี้ของคุณอาจเป็นเพียงหนึ่งในอีกหลากหลายความคิดเห็นและอาจยังไม่ใช่สิ่งที่ดีที่สุด หากมีใครเสนอแผนสำรองซึ่งฟังแล้วดูเข้าทีกว่า ก็ควรรับฟังอย่างเปิดกว้างว่า “แบบนั้นก็เข้าทีนะ”

หรือ “แบบนั้นอาจดีกว่าก็ได้”

คนที่ปล่อยให้อารมณ์เป็นใหญ่เวลาแสดงความคิดเห็นมักจดจ่ออยู่กับ “ความคิดเห็นหนึ่งเดียว ณ เวลานี้” ที่นำเสนอเพื่อบริษัท ทั้งที่จริงๆ แล้วหากต้องการแสดงจุดยืนในตัวเองก็ต้องรู้จักวิเคราะห์แจกแจงข้อดีข้อเสีย วางแผนโดยคาดคะเนถึงคำถามที่อาจถูกซักถาม และเตรียมคำตอบไว้ล่วงหน้า โดยไม่หลงลืมความยืดหยุ่นพร้อมถอยหรือปรับแก้เมื่อจำเป็น

ละทิ้งความคิดเพ้อฝันที่หวังเกลี้ยกล่อมคนอื่นให้คล้อยตาม

คำว่า “เกลี้ยกล่อม” ก็คือ การทำให้ความคิดของผู้ขัดค้านเปลี่ยนแบบร้อยแปดสิบองศา  เพราะฉะนั้นประโยคเช่น “ฉันเกลี้ยกล่อมคุณ ก. ผู้เป็นคนหัวรั้น” ย่อมสื่อถึงการประสบความสำเร็จในการเปลี่ยนความคิดเห็นผู้นิ่งดั่งหินผาด้วยการสรรหาคำพูดมาใช้ เชื่อไหมว่าวิธีที่ให้อีกฝ่ายคล้อยตามได้จริง ซึ่งคำว่าคล้อยตามในที่นี้หมายถึง การเชิญชวนอีกฝั่งให้เห็นดีเห็นงามกับข้อสรุปที่ถ่ายทอดนำเสนอ ประกอบด้วยแนวทางสามประการดังนี้

  1. สร้างแรงกระเพื่อมในค่านิยมของอีกฝ่ายด้วยการอธิบายคืออธิบายโดยให้ระลึกไว้เสมอว่าแต่ละคนล้วนมีค่านิยมแตกต่างกัน เช่น บางคนมีค่านิยม “ตัวเลข” บางคนมีค่านิยม “ตรรกะ” เราต้องรู้ว่าควรพูดแบบใดถึงจะสร้างแรงกระเพื้อมให้กับคนฟังได้
  2. อธิบายปัญหาด้านงบประมาณและค่าใช้จ่ายให้กระจ่างสิ่งสำคัญคือปัญหาด้านการเงิน ต่อให้แผนงานดีเลิศแค่ไหนแต่ถ้าแจกแจงรายละเอียดด้านการเงินในบริษัท เช่น งบประมาณ ไม่กระจ่างพอ โอกาสที่แผนงานจะผ่านเข้าสู่ขั้นตอนการนำมาใช้ปฏิบัติจริงย่อมมีน้อยนิด
  3. อธิบายข้อสงสัยอื่นให้กระจ่างการแจกแจงทุกประเด็นปัญหาแบบละเอียดและชัดเจนไม่ว่าจะเป็น “ประเด็นปัญหากฎหมาย” หรือ “การเมืองภายในบริษัท” ซึ่งข้อนี้ถือว่าใช้หลักแนวคิดเดียวกับเรื่องความยอมรับได้ที่อธิบายไปแล้ว
  4. การประนี-ประนอม เป็นวิธีที่กว้างขวาง บริษัทส่วนใหญ่จะเดินหน้าด้วยวิธีนี้ คุณจึงควรทิ้ง “เกลี้ยกล่อมผู้อื่น = ทำให้ยอมตกลงหรือเข้าใจ” ทิ้งไปเสีย

หยิบยกคำชี้แนะหรือข้อโต้แย้งมาใช้ให้เป็นประโยชน์ในการนำเสนองาน

การที่ “ไม่รู้จะตอบว่าอะไรดี” หรือ “ไม่รู้ว่าควรตอบอย่างไรดี” สาเหตุหลักมาจากการที่ไม่ได้เตรียมตัวเผื่อสำหรับเวลาถูกจี้ถามอันดับแรก ลองเริ่มแก้ไขด้วยการจดโน้ตและตั้งไจฟังอีกฝ่ายพูดให้ดี หากฟังไม่ทันหรือไม่แน่ใจความหมายก็ถามไปเลย ไม่ใช่ปล่อยผ่าน เคล็ดลับสำคัญคือ อย่าด่วนสรุปว่าอีกฝ่ายต้องการคำตอบที่สมบูรณ์แบบ บางครั้งอีกฝ่ายก็ถามเผื่อทดสอบไหวพริบ ดูว่าคุณกล้าตอบอย่างไร หากพูดตอบไม่ได้ “เอ่อ” “อืม” ผู้ย่อมจะคิดว่าแผนงานของคุณยังขาดความพร้อม ฟังแล้วคุณอาจรู้สึกกดดัน แต่อย่างน้อยก็ได้รู้ว่าควรตระหนักและปรับเปลี่ยนแนวความคิดของตัวเองใหม่ การจี้ถามและการโต้แย้งไม่ได้พุ่งเป้าไปที่ “บุคคล”  อีกฝ่ายแค่ต้องการถามปัญหาหรือคำถามอธิบายเพิ่มซึ่งนำเสนอผ่าน “บุคคล” เท่านั้นเอง ไม่ใช่บุคลิกและลักษณะนิสัยของคุณจะถูกโจมตีไปด้วย ดังนั้น เนื้อหามีจุดบกพร่องตรงไหน ให้พิจารณาว่าต้องแก้แบบใดจึงจะสมบูรณ์ แล้วก็ตอบสิ่งที่คุณคิด ณ เวลานั้นก็พอ

รู้จักสังเกตข้อแตกต่างระหว่างนักเรียนนักศึกษากับคนทำงาน เพื่อการเติบโตของตัวเอง

คนทำงานล้วนสังกัดอยู่ภายใต้องค์กรและการทำงานในฐานะบุคลากรขององค์กรนั้นๆ ยกเว้นกรณีทำงานในรูปแบบฟรีแลนซ์ พูดอีกอย่างหนึ่งก็คือ เป็นลูกจ้างรับเงินเดือนที่ดำรงชีพด้วยการทำงานเพื่อองค์กรที่ตนสังกัด โดยได้รับเงินเดือนเป็นค่าตอบแทน ส่วนคนที่เป็นเจ้าของธุรกิจ ก็คือคนทำงานแต่แตกต่างตรงที่พวกเขาต้องทำงานเพื่อองค์กรซึ่งตัวเองเป็นผู้ก่อตั้งโดยแบบชื่อเสียงขององค์กรไว้บนบ่าสองข้างในฐานะเจ้าของกิจการ เนื่องจากคนทำงานเป็นส่วนหนึ่งในองค์กรจึงต้องคำนึงถึงเรื่องความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในฐานะองค์กรอยู่เสมอไม่ใช่ทำตามอำเภอใจ ในระหว่างการปฎิบัติหน้าที่ คุณต้องละทิ้งความชื่นชอบหรือรสนิยมส่วนบุคคล เพราะคุณกำลังทำงานภายใต้พนักงานของบริษัท

ข้อนี้ถือเป็นจุดต่างข้อใหญ่ระหว่างนักเรียนนักศึกษากับคนทำงาน หากไม่ตระหนักในประเด็นพื้นฐานเหล่านี้ คุณก็ยังคงปักหลักอยู่กับค่านิยมส่วนบุคคลโดยใช้บรรทัดฐานความคิดแบบนักเรียนนักศึกษา แน่นอนว่าคนทำงานทุกคนล้วนมีสิทธิ์ทำกิจกรรมส่วนบุคคลได้แต่อิสระ ตราบใดที่การกระทำนั้นไม่ละเมิดกฎการปฎิบัติงานของบริษัท แต่เมื่ออยู่ในช่วงเวลาของการปฎิบัติงานในสมาชิกคนหนึ่งขององค์กรแล้วก็ต้องไม่ลืมคำนึงถึง “แนวคิดขององค์กร” เป็นอันดับแรก รวมถึงทำตามระเบียบขั้นตอนภายในบริษัทและองค์กร ตอนเป็นนักศึกษาคุณอาจไม่จำเป็นต้องสนใจบุคคลภายนอกกลุ่มที่ไม่ใช่เพื่อนพ้อง แต่เมื่อเข้าสู่วัยทำงานคุณต้องเคารพคนอื่นๆ อย่างเท่าเทียม ไม่ว่าจะเป็น ลูกค้า คู่ค้า หัวหน้างาน หรือลูกน้อง เรื่องเหล่านี้ได้เป็นธรรมชาติไม่ว่าสถานการณ์ใด ซึ่งในที่นี้หมายถึงบุคคลผู้รู้จักการ “เคารพผู้อื่น” ในฐานะคนทำงาน รวมไปถึงการแสดงควมคิดเห็นต่อองค์กรหรือบริษัทในบางครั้งอาจต้องงดเว้นการพูด “สิ่งที่คิดจริงๆ” “ความคิดเห็นส่วนบุคคล” ซึ่งอาจจะส่งผลกระทบต่อบริษัทหรือองค์กรนั้นด้วย

กิจวัตรเพื่อชีวิตสุขสมบูรณ์ ไม่ว่าจะด้านการทำงานหรือการดำเนินชีวิตส่วนตัว

ในช่วงยังหนุ่มสาวการคิดว่า “ขอแค่ชีวิตส่วนตัวสุขสมบูรณ์ก็ไม่ต้องการอย่างอื่นแล้ว” ไม่ถือเป็นเรื่องผิดและก็คงใช้เป็นแนวทางในการดำเนินชีวิตได้อีกหลายสิบปี แต่เมื่อพิจารณาถึงชีวิตที่ต้องก้าวเดินต่อจากนี้ สักวันคุณต้องแต่งงานมีครอบครัวมีเรื่องต้องทำให้เพื่อความเป็นอยู่และครอบครัว แน่นอนว่าสิ่งเหล่านั้นหมายความรวมถึงการทำงาน

โลกเราทุกวันนี้ก้าวเข้าสู่ “ยุคของชีวิตศตวรรษ” เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทำให้คุณทุกคนต้องคาดคะเนถึงเหตุการณ์ต่างๆ เช่น ความเจ็บป่วยเมื่ออายุมากขึ้น หรือการดูแลพ่อแม่ยามแก่ชรา จึงพูดได้ยากว่าชีวิตส่วนตัวในช่วงอายุอันยาวนานต่อจากนี้จะมั่นคงไม่เปลี่ยนแปลง  ดีไม่ดีในอนาคต “งาน” ต่างหากที่จะเป็นตัวแปรสร้างความมั่นคงให้กับคุณ เพราะเมื่อชีวิตการทำงานลงตัวเปี่ยมด้วยแก่นสาร งานอาจทำหน้าที่เสมือนที่พึ่งพิงทางใจโดยปริยาย

ปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้การทำงานในช่วงอายุ 40 ปีหรือช่วงอายุ 50 ปีลงตัวประกอบด้วยแนวทางชีวิตและการบริหารจัดการตัวเองเมื่อครั้งยังหนุ่มสาว เนื่องจากสองสิ่งนี้เปรียบได้กับพื้นฐานของทุกสิ่ง การจะมีชีวิตลงตัวเปี่ยมแก่นสารในวันข้างหน้าคุณต้องรู้จัก “ลงทุนเพื่ออนาคต” ด้วยการขวนขวายพัฒนาทักษะด้านการทำงาน ทุ่มเทให้กับงาน ปรับเปลี่ยนทัศนคติและมองว่างานเป็นเรื่องสนุก และเมื่อมองเห็น “ภาพของตัวเราในอนาคต” คุณก็จะเข้าใจได้ว่าการทุ่มเทให้กับงานคือปัจจัยเชื่อมโยงถึงการเติมเต็มชีวิตให้เปี่ยมแก่นสาร ไม่ใช่ตัวการขัดความอิ่มเอมของชีวิตส่วนตัวเลยแม้แต่น้อย

ยอมรับตัวเองและเลิกเปรียบเทียบตัวเองกับคนอื่น

คนเรียนเก่งเมื่อสมัยเป็นนักเรียนศึกษามีแนวโน้มประสบปัญหากลัดกลุ้มทำนองนี้มากกว่าคนกลุ่มอื่น เราต่างรู้ดีว่าผลการเรียนของนักเรียนศึกษาอิงตามคะแนนสอบ เท่ากับว่าเกณฑ์ที่ใช้ในการประเมินชัดเจนตั้งแต่แรกอยู่แล้ว แต่เมื่อก้าวเข้าสู่สังคมทำงาน เกณฑ์การประเมินกลับคลุมเครือ และเนื่องด้วยการประเมินจากตัวบุคคล เช่น หัวหน้างาน  จึงมีโอกาสที่ความรู้สึกส่วนบุคคลเข้ามาสอดแทรกค่อนข้างง่าย เป็นเพราะเกณฑ์การประเมินมีความหลากหลาย ขึ้นอยู่กับตัวบุคคล ไม่เหมือนอย่างการสอบตัดสินซึ่งมีเกณฑ์ไว้อยู่ก่อนแล้ว

คุณเอาตัวเองไปเปรียบเทียบกับคนอื่นโดยลืมคิดถึงประเด็นว่า เกณฑ์ซึ่งใช้ในการเปรียบเทียบนั้นไม่มีกรอบชัดเจนตั้งแต่แรก

มิหนำซ้ำข้อสงสัย เช่น อีกฝ่ายมองรูปแบบการทำงานในแต่ละวันของเราด้วยมุมมองแบบไหนนะ หรือ มีการแบ่งสันงานกันก็จริง แต่คนที่รับหน้าที่หนักสุดคือเรา

เนื่องจากผมไม่ได้เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการประเมินผลการปฎิบัติงาน จึงอยากให้คิดว่า “เลิกคิดในสิ่งที่ตัวเองควบคุมไปได้” น่าจะช่วยให้สบายใจขึ้น และหันมา “มุ่งมั่นตั้งจัยอยู่กับสิ่งที่ตัวเองควบคุมได้” แทน แต่ก็ต้องระวังการแสดงออกถึงความมุ่งมั่นมากเกินไปก็จะส่งผลเสียได้

หลายคนมักรู้สึกร้อนรนเวลารู้ข่าวเพื่อนแต่งงาน มีลูก ได้เลื่อนตำแหน่ง หรือย้ายงาน ยิ่งเวลาเห็นเพื่อนรุ่นเดียวกันโพสต์ข้อความแสดงความสุขผ่านโซเชียล ความรู้สึกเหล่านั้นก็ยิ่งเด่นชัด เกิดการเปรียบเทียบระหว่างชีวิตส่วนตัวของตัวเองกับคนอื่น

“การเทียบกับคนอื่นในเรื่องส่วนตัว” เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นจากตัวคุณเองล้วนๆ ไม่ใช่เพราะมีใครประเมิน เพราะเอาตัวเองไปเปรียบเทียบกับคนอื่นนี่แหละ จึงเกิดความรู้สึกร้อนรน รวมถึงการด้อยค่าตัวเอง มันจะมีอะไรดีไปกว่าการทุ่มเทเวลาให้กับทุกๆ วันของตัวเอง แทนที่จะมัวเปรียบเทียบตัวเองกับคนอื่น การอิจฉาเพื่อนๆ ไม่ได้ช่วยทำให้คุณมีความสุขขึ้น สิ่งที่คุณควรสนใจคือ การไขว่คว้า “ความสุขของตัวเอง” เคยย้อนถามไหมว่า “มาตรฐานคุณค่าด้านความสุขของตัวเองคืออะไร” จากนั้นค่อยๆ ฝึกให้ตระหนักว่าการเอาตัวเองไปเทียบกับคนอื่นไม่ได้เกิดประโยชน์ใดๆ และเมื่อทำได้ “ความรู้สึกยอมรับในตัวเอง” ก็จะเกิดขึ้น

สั่งซื้อหนังสือ IN PUT – OUT PUT สุดยอดทักษะของ “คนเก่งงาน” ได้ที่นี่ : คลิ๊ก