สรุปหนังสือ เพราะฉันแตกต่างจึงบริหารเวลาแบบนี้
โลกนี้ไม่ได้มีวิธีบริหารเวลาแบบใดที่ดีที่สุด บางคนใช้วิธีนี้ได้ผล แต่บางคนกลับล้มไม่เป็นท่า เมื่อแต่ละคนต่างก็มีวิธีเฉพาะในแบบฉบับของตัวเองดังนั้นต้องเลือกใช้ วิธีให้เหมาะสมกับตัวเอง คนเรามี 8 ประเภทคือ
- คนจริงจัง วางแผนดีและทำงานอย่างเต็มที่ แต่ขาดความรื่นรมย์ในชีวิต
- คนมุ่งมั่น เร่งรีบทำทุกอย่างให้ทำจนบางครั้งก็ทำจนมากเกินไป
- คนเฉื่อยชา มักขาดแรงจูงใจ จนเผลอปล่อยเวลาเดินผ่านไปเรื่อย ๆ โดยไม่รู้ตัว
- คนเปลืองเวลา มักให้ความสำคัญกับงานง่าย ๆ แต่เป้าหมายสำคัญกลับไม่คืบหน้า
- คนมั่นใจ ใจกล้าท้าทายกับงานยาก ๆ แต่บางครั้งก็มั่นใจเกินไป จนไม่ยอมให้ใครช่วย
- คนขี้กลัว คิดว่าตัวเองไม่เก่ง กลัวจะล้มเหลว จึงไม่ยอมเริ่มงานสักที แต่พอได้เริ่มงานก็มักเดินหน้าไปได้
- คนมองโลกในแง่ลบ ประเมินเวลาผิดบ่อย ๆ จึงมักรู้สึกแย่และหงุดหงิดง่าย
- คนมองโลกในแง่บวก ประเมินเวลาไม่เก่ง มักคิดในแง่ดีเกินไป จนชอบทำงานเกินเวลา และมักจะผิดพลาดกับเรื่องเดิม ๆ
มนุษย์อยากใช้เวลาอย่างคุ้มค่า ความปรารถนานี้ของมนุษย์ ย้อนกลับไปได้ตั้งแต่สมัยโบราณ แซเนกา นักปรัชญายุคโรมันกล่าวว่า คนเราไม่ได้มีเวลาน้อย แค่ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปโดยเปล่าประโยชน์ เลโอนาโด้ดาวินชี่เริ่มใช้ To-do List ตั้งแต่ปี 1490 ส่วนในช่วงต้นศตวรรษที่ 19 สำนักพิมพ์ ในอเมริกาได้ตีพิมพ์สมุด planner เล่มแรกขึ้น ทั้งหมดนี้แสดงถึงความปรารถนาที่จะจัดการเวลาให้ดี ซึ่งหยั่งรากลึกมาช้านานแล้ว
ดูเหมือนว่าคนส่วนใหญ่คิดว่า วิธีใช้เวลาคือตัวกำหนดความสำเร็จและความสุขในชีวิต ซึ่งก็แน่นอนอยู่แล้ว เพราะการใช้เวลาอย่างไร้ประโยชน์นั้นหมายความว่า ใช้ชีวิตอย่างไร้ประโยชน์เช่นกัน เพื่อตอบสนองความต้องการดังกล่าวจึงคิดค้น วิธีใช้เวลาให้มีประสิทธิภาพ หรือเทคนิคบริหารเวลาขึ้นมามากมาย ไม่ว่าจะเป็นปรับปรุงขั้นตอนการทำงานเพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น แบ่งงานออกเป็นส่วนย่อย ๆ แล้วนำมาทำในช่วงเวลาพัก ระบุงานที่ไม่จำเป็น และลดเวลาที่ต้องใช้กับมันลงให้ได้มากที่สุด กำหนดวัน Deadline ให้รัดกุมเพื่อเพิ่มแรงผลักดันในการทำงาน
แม้จะมีเทคนิคบริหารเวลามากมาย แต่ทุกการสำรวจชี้ให้เห็นว่า ยังไม่มีเทคนิคใดที่เรียกได้ว่า เป็นวิธีใช้เวลาอย่างคุ้มค่าแน่นอน ผู้อ่านจะได้ประโยชน์จากหนังสือเล่มนี้เต็มที่ ก็ต่อเมื่อสวมหมวกของนักวิทยาศาสตร์ ที่ชอบการทดลอง มีเพียงตัวคุณเองเท่านั้นที่จะหาคำตอบได้จากการทดลองจริง ดังนั้น ขอให้ลองใช้หนังสือเล่มนี้ด้วยมุมมองของนักวิทยาศาสตร์ดู
กับดักของเทคนิคบริหารเวลา ความจริง 3 ข้อที่ทุกคนเข้าใจผิด เกี่ยวกับเทคนิคบริหารเวลา เวลาเป็นเงินเป็นทอง นี่คือคำพูดของ เบนจามิน แฟรงคลิน นักการเมืองและนักคิดชาวอเมริกัน ผู้มีชื่อเสียงในหลากหลายสาขา หลังจากนั้นความคิดของ แฟรงคลินก็ได้กลายเป็นตัวแทนของจิตวิญญาณแห่งเวลา ต่อมาคำว่าเวลาเป็นเงินเป็นทองได้กลายเป็นแนวคิดหลักของทุนนิยม ทุกคนต้องใช้เวลาให้มีประสิทธิภาพ การเสียเวลาคือสิ่งชั่วร้าย แนวคิดนี้ยังคงฝังรากลึก และในปัจจุบันน่าจะไม่มีใครสงสัย ถึงความสำคัญของการบริหารเวลาแล้ว
ความจริงข้อที่ 1 แม้จะใช้เทคนิคบริหารเวลาอย่างเต็มที่ ประสิทธิภาพการทำงานก็ไม่ได้สูงขึ้นสักเท่าไหร่ มีเทคนิคบริหารเวลามากมาย เช่นเดียวกับชายหาดที่ไม่มีวันขาดเม็ดทราย มีเทคนิคมากมายเช่นการจัดเวลาในปฏิทิน To-do List การตั้งเวลาส่งอีเมล การจับเวลาทำงาน เป็นต้น ทุกวิธีล้วนแต่อ้างว่าวิธีนี้ทำให้ใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่าทั้งนั้น แต่แท้จริงแล้ววิธีเหล่านั้น ไม่มีหลักฐานสนับสนุนเท่าไหร่ ยิ่งไปกว่านั้น มันไม่ได้ช่วยพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานด้วย
แต่ไม่ว่าจะใช้เทคนิคอะไรก็ตาม คุณภาพและปริมาณของงานก็ไม่ได้เพิ่มขึ้นมากเปอร์เซ็นต์การทำ Project ให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนดก็ไม่ได้เพิ่มขึ้นด้วย ดังนั้น ควรต้องเลิกผูกเรื่องเทคนิคบริหารเวลา และ Productivity เข้าไว้ด้วยกัน ควรคิดว่าเทคนิคบริหารเวลา เป็นวิธีเพิ่มความสุขต่างหาก การพัฒนาความสามารถในการทำงานโดยตรงนั้นทำได้ยาก คนจึงหันมาหาเทคนิคบริหารเวลา เพราะมันช่วยปรับปรุงอารมณ์ได้ดีกว่ามาก ขณะนี้จึงยังไม่มีเทคนิคบริหารเวลาที่ใช้ได้ผลกับทุกคน
ความจริงข้อที่ 2 ยิ่งใส่ใจกับประสิทธิภาพของเวลามากขึ้นเท่าไหร่ งานก็จะมีประสิทธิภาพน้อยลงเท่านั้น เมื่อแบ่งงานกันทำแต่ละคนก็จะเชี่ยวชาญในงานที่ตัวเองทำมากขึ้น ส่งผลต่อผลลัพธ์ (Productivity) ในภาพรวมอย่างก้าวกระโดด สิ่งสำคัญของการปฏิวัติอุตสาหกรรมไม่ใช่เทคโนโลยีใหม่ แต่เป็นการเพิ่ม productivity จากการลดสิ่งที่เปล่าประโยชน์ และปรับปรุงกระบวนการผลิตให้ดีขึ้น
แน่นอนว่าเวลาเป็นทรัพยากรที่จำกัด ไม่ใช่แค่เจ้าของธุรกิจเท่านั้น แต่ทุกคนจำเป็นต้องแสวงหา productivity ใน 10 ปีที่ผ่านมา แสดงให้เห็นว่าการให้ความสำคัญกับ productivity นำไปสู่ผลสำเร็จของงานที่ลดลง โดยมีเหตุผลหลักสองข้อคือ 1.การแสวงหา productivity ทำให้ตัดสินใจได้แย่ลง 2.ยิ่ง productivity เพิ่มขึ้นมากเท่าไหร่ ความคิดสร้างสรรค์ก็ลดลงมากขึ้นเท่านั้น ยิ่งคนที่วิ่งตาม productivity มากเท่าไหร่ ก็ยิ่งวนอยู่ในอุโมงค์และยุ่งยากมากขึ้นเรื่อย ๆ แล้วหลังจากนั้นพวกเขาก็จะเหลือไว้เพียงความพึงพอใจในตัวเอง และไม่มีสมาธิกับสิ่งสำคัญจริง ๆ สักที
ความจริงข้อที่ 3 แนวคิดเรื่องการจัดการเวลานั้นเป็นไปไม่ได้ เทคนิคบริหารเวลาส่วนใหญ่ไม่เกี่ยวกับวิธีใช้เวลา หลายคนคงยากจะยอมรับเรื่องนี้ได้ในทันที เพราะเขียนนัดหมายลงปฏิทิน เพื่อดูว่าจะใช้เวลาในวันนั้นอย่างไร จัดลำดับความสำคัญของงาน ก็เพราะอยากจัดสรรเวลาให้ดี การเริ่มงานจากสิ่งที่สำคัญมากนั้นเป็นเรื่องปกติ ถ้ามองดูโดยผิวเผินแล้ว เทคนิคนี้ไม่มีอะไรให้ตำหนิ แต่ในความเป็นจริงแล้วมันไม่ได้ผล
เทคนิคจัดลำดับความสำคัญนั้นเป็นการจัดการแรงจูงใจ ไม่ใช่การจัดการเวลา ไม่ได้ใช้เวลาได้เก่งขึ้น เพราะดูว่างานไหนเร่งด่วนหรือสำคัญ แต่เพราะเพิ่มแรงจูงใจให้งานที่ควรจะทำนั่นคือ เหตุผลที่เทคนิคนี้ช่วยเพิ่ม productivity ของบางคน
บทที่ 1 รู้จักธรรมชาติที่แท้จริงของเวลา
เวลาที่ไหลผ่านไปคือภาพลวงตาของสมอง นักบุญ ออกัสติน นักปรัชญาชาวโรมันได้ตั้งข้อสงสัยเกี่ยวกับความน่าพิศวงของเวลาไว้ว่า อดีตไม่มีอยู่อีกต่อไป ส่วนอนาคตยังมาไม่ถึง เวลาจึงไร้ตัวตน ลองนึกถึงภาพที่ถือหนังสือเล่มนี้อยู่ในมือ และตั้งใจจะสัมผัสกับเวลาในอดีตของการอ่าน เนื้อหาในหน้าที่แล้วดู ต่อให้พยายามมากขนาดไหนก็คงทำไม่ได้ เพราะมันเป็นอดีตที่ผ่านไปแล้ว สิ่งที่สัมผัสได้มีเพียงปัจจุบันเท่านั้น อนาคตก็คือแนวคิดแบบเดียวกันนี้ ต่อให้ตั้งใจจะสัมผัสช่วงเวลาที่ได้อ่านหน้าต่อไป ถึงพยายามแค่ไหนก็ทำไม่ได้ เพราะจุดนั้นเป็นอนาคตที่ยังมาไม่ถึง
ทั้งอดีตและอนาคตมีตัวตนอยู่เพียงในความคิด สิ่งที่สัมผัสได้จริงมีแค่ปัจจุบัน ดังนั้น เดิมทีแล้วกระแสเวลานั้นเป็นแค่สิ่งที่สมองสร้างขึ้นมา
เมื่อไหร่จึงควรใช้เทคนิคบริหารเวลา เหล่าผู้มี Productivity เพิ่มขึ้นจากเทคนิคบริหารเวลานั้น ทุกคนพัฒนาความสามารถในการทำงานได้ดีขึ้น ในแง่ที่ไม่เกี่ยวข้องกับเวลา เช่น แรงจูงใจ ถ้าเสียโอกาสของความพยายาม และการจัดลำดับความสำคัญ เทคนิคบริหารเวลาส่วนใหญ่ในปัจจุบัน จะใช้ไม่ค่อยได้ผลถ้าขาดเงื่อนไขบางอย่างไป ดังนั้น ถ้าใช้เทคนิคนั้นอย่างผิวเผินก็คงไม่ได้ผล และถ้าวิเคราะห์ผิดไปก็จะแย่ เหมือนกินยาแก้หวัดทั้ง ๆ ที่ต้องรักษากระดูกหัก ดังนั้น ต้องหาเงื่อนไขที่จะทำให้เทคนิคบริหารเวลานั้นใช้ได้ผล
ความแตกต่างระหว่างคนที่บริหารเวลาได้ผลและไม่ได้ผล การตรวจสอบเงื่อนไขของเทคนิคบริหารเวลาไม่ใช่เรื่องง่าย ค่าเสียโอกาสความพยายามเป็นแค่ปลายยอดของภูเขาน้ำแข็งเท่านั้น เพราะยังมีอีกหลายร้อยทฤษฎีจากหลายสาขา ทั้งสังคมวิทยา จิตวิทยา การบริหารธุรกิจ พฤติกรรมผู้บริโภค และอื่น ๆ อีกมากมายด้วย ความแตกต่างระหว่างคนที่บริหารเวลาได้ผลและคนที่ไม่ได้ผล ปัจจัยของแต่ละคนจะส่งผลต่อความสำเร็จในการบริหารเวลา มีปัจจัยต่าง ๆ มากมาย ทั้งนิสัย ค่านิยม สิ่งแวดล้อม และอื่น ๆ เรียกสิ่งเหล่านี้รวมทั้งหมดว่า ความแตกต่างเฉพาะบุคคล
คนธรรมดาคงไม่สามารถลองใช้เทคนิคบริหารเวลาได้ทุกชนิด ถ้าอยากใช้เวลาให้คุ้มค่าก็ต้องหากรอบการบริหารเวลาที่เหมาะสมกับตัวเองให้เจอ
คนเรารู้สึกถึงกระแสเวลาได้อย่างไร? คนเรารับรู้กระแสเวลาผ่านตัวเลขที่บอกเวลา นี่คือตอนเที่ยงเมื่อกี้ดูนาฬิกามา ตามปฏิทินแล้วปีนี้เหลือเวลาอีก 2 เดือนจะสิ้นปี ปีนี้เวลาผ่านไปเร็วมาก เป็นต้น ซึ่งไม่เคยสงสัยในสิ่งเหล่านั้น ความรู้สึกทั้งหมดนี้เป็นเรื่องราวธรรมดาเกินไป จนไม่รู้สึกว่ามันประหลาดอะไร คนเราไม่ได้สัมผัสกระแสเวลาผ่านประสาทสัมผัสของร่างกายอย่างการมองเห็น การได้ยิน หรือการสัมผัสโดยตรง
ร่างกายคนเราก็ไม่มีตัวรับสัญญาณพิเศษ เพื่อลิ้มรสเวลาเหมือนกับดวงตาที่ใช้มองสิ่งต่าง ๆ หรือหูที่ใช้รับฟังเสียง การที่สัมผัสกระแสเวลาได้นั้น จึงเทียบได้กับการมองเห็นทุกซอกทุกมุมของห้องได้แม้ในห้องที่มืดมิด หรือได้ยินเสียงแม้อยู่ในสุญญากาศที่ว่างเปล่า แต่ไม่ว่าใครต่างก็สัมผัสได้ถึงกระแสเวลา นี่คือเรื่องลึกลับจริง ๆ มนุษย์รักรู้ตัวตนของเวลาได้โดยไม่ต้องมีตัวรับสัญญาณพิเศษ ทั้งที่เวลานั้นไม่มีตัวตนอยู่จริงให้สัมผัสด้วยซ้ำ เวลาไม่ได้เป็นอนุภาคที่เคลื่อนที่ได้ ไม่ใช่อากาศที่เปลี่ยนแปลงได้ แต่ต่างก็ปฏิบัติต่อกระแสของเวลาเป็นเรื่องปกติ
สมองของมนุษย์คำนวณความน่าจะเป็นอยู่เสมอ ความก้าวหน้าเรื่องวิทยาศาสตร์สมองในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ ได้สร้างแนวคิดใหม่ ๆ ที่ช่วยไขปริศนาของเวลาได้ นั่นคือ สมองของมนุษย์คำนวณความน่าจะเป็นอยู่เสมอ ถ้าพูดถึงคำว่าความน่าจะเป็น บางคนอาจเคยเรียนในวิชาคณิตศาสตร์ แต่สมองคำนวณความน่าจะเป็นอยู่ภายในจิตใต้สำนึก โดยที่ไม่รู้สึกตัวด้วยซ้ำ เมื่อมีอะไรเกิดขึ้น สมองจะเริ่มคำนวณทันที โดยใช้ความทรงจำเป็นฐานข้อมูล
หลังจากประเมินความเป็นไปได้ของสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นตรงหน้า จากประสบการณ์ในอดีตแล้ว สมองก็จะสร้างปฏิกิริยาตอบสนองขึ้นมา ตามผลที่ประเมินได้ทั้งหมดนี้ ใช้เวลาไม่ถึง 1 วินาที เพื่อแสดงอารมณ์โกรธ และความสับสนออกมาในที่สุด แต่นี่แหละคือความซับซ้อนของความคิดในสมอง
เมื่อพบเหตุการณ์ใหม่ สมองจะคิดคำนวณความน่าจะเป็นของชีวิตใหม่ ทุกครั้งที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันขึ้น สมองจะคำนวณความเป็นไปได้ใหม่ และอัพเดทฐานข้อมูลความน่าจะเป็นด้วย หน้าที่นี้เป็นประโยชน์ต่อวิวัฒนาการของมนุษย์จึงอยู่รอดกันมาได้ ถ้าคาดการณ์ความน่าจะเป็นไม่ได้ ก็จะตัดสินใจสถานการณ์ในอนาคตไม่ได้เลย สมองเป็นนักสถิติมาตั้งแต่เกิดคือ สมองของมนุษย์วิเคราะห์สถิติตามเหตุการณ์ที่เคยเจอ มันเป็นเครื่องคาดการณ์ที่พยายามเข้าใจความน่าจะเป็นของชีวิตมาโดยตลอด
ธรรมชาติที่แท้จริงของเวลา มนุษย์ไม่มีอวัยวะสำหรับสัมผัสเวลา จึงทำให้ได้แค่รู้สึกถึงปัจจุบัน มนุษย์ไม่สามารถรู้สึกถึงกระแสของเวลาได้ แค่เรียกอัตราการเปลี่ยนแปลงของโลกว่าเวลา สิ่งที่สมองคิดในขั้นตอนที่ 2 คืออดีต และสิ่งที่สมองคิดในขั้นตอนที่ 3 คืออนาคต แต่ในทั้งสองกรณี สมองจะคิดโดยมีพื้นฐานเป็นข้อมูลปัจจุบัน และจินตนาการถึงเหตุการณ์ในอดีตหรืออนาคต ที่มีความเป็นไปได้สูงสุด นี่คือธรรมชาติที่แท้จริงของเวลาที่สัมผัสอยู่ในแต่ละวัน
กรอบการบริหารเวลาอย่างง่าย วิธีที่สมองสร้างเวลานั้นคล้ายกับการมองภาพถ่าย แล้ววาดภาพในใจเป็นภาพอดีตและอนาคต นั่งดูรูปถ่ายวันรับปริญญาของลูก แล้วคิดว่าไม่กี่ปีก่อนหนูยังเด็กอยู่เลย ปีหน้าจะโตเป็นผู้ใหญ่วัยทำงานแล้ว ดูรูปอาหารเย็นเมื่อวันก่อนแล้วคิดว่า เมนูนี้อร่อยจังไว้ไปกินอีกดีกว่า อย่างไรก็ตาม สมองคิดภาพของอดีตและอนาคตได้รวดเร็วมาก จนสัมผัสกระบวนการนี้ว่าเป็นการรับรู้เวลา
เดิมทีมนุษย์ไม่ได้สัมผัสกระแสของเวลาจากอดีตไปสู่อนาคต มนุษย์รับรู้ได้แค่ปัจจุบันเท่านั้น แค่ใช้แนวคิดเรื่องเวลามาจับทีหลัง เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วอาจกล่าวได้ว่า ทฤษฎีของ ออกัสติน ที่ว่าเวลาเท่ากับภาพลวงตาของสมองนั้นถูกต้อง การอธิบายถึงกรอบการบริหารเวลาอย่างง่ายซึ่งมีดังต่อไปนี้
เทคนิคบริหารเวลาที่ถูกต้องคือ การพัฒนาการคิดถึงอนาคตและการนึกถึงอดีต รับรู้การเปลี่ยนแปลงของโลกใบนี้ผ่านการคิดถึงอนาคตและการนึกถึงอดีต ซึ่งเป็นตัวตนที่แท้จริงของเวลา ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลก็คือ การทำให้ 2 กระบวนการนี้ออกมาดีที่สุด
คนที่ใช้เทคนิคการบริหารเวลาทั่วไปได้ผลและคนที่ใช้ไม่ได้ผล แนวคิดเรื่องการคิดถึงอนาคตและการนึกถึงอดีต แล้วมาเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างคนที่ใช้เทคนิคเหล่านี้ได้ผลกับคนที่ใช้ไม่ค่อยได้ผล
- มีทั้งคนที่ใช้ปฏิทินได้ผลและคนที่ใช้ไม่ได้ผล เริ่มจากมาดูกันว่าปฏิทินใช้ทำอะไรได้บ้าง การเขียนกำหนดการในปฏิทินเป็นพื้นฐานของการบริหารเวลา สรุปง่าย ๆ คือคนที่จะทำงานดีขึ้นได้ด้วยปฏิทินคือ คนที่คิดถึงอนาคตได้ไม่ดีนัก การคิดถึงอนาคตก็เหมือนกับการพยากรณ์อากาศ ที่คาดว่าฝนจะตก แดดจะออก หรือจะมีเมฆ พวกเขามีภาพอนาคตไว้คร่าว ๆ ในสมอง
แต่บางคนก็รู้สึกถึงเค้าลางความเป็นจริงที่จะเกิดขึ้นได้ไม่ดีนัก คนประเภทนี้ไม่ถนัดคิดภาพอนาคตที่แม่นยำ สิ่งนี้เรียกว่าการแยกกันของเวลา สำหรับบางคนการคิดถึงอนาคตเป็นเรื่องยาก แม้อนาคตมันจะเกิดขึ้นกับตัวเองในอีกไม่กี่ชั่วโมงข้างหน้าก็ตาม สาเหตุที่แต่ละคนคิดถึงอนาคตได้แตกต่างกันนั้นยังไม่ชัดเจนนัก บ้างก็กล่าวว่าเป็นเพราะปริมาณของสารสื่อประสาทในสมอง หรือบุคลิกภาพที่มีมาแต่กำเนิด แต่ยังไม่มีคำตอบที่ชัดเจน สภาพเช่นนี้จะส่งผลให้ ความสามารถในการทำงานย่ำแย่ลง
ถ้าดูแลตารางเวลาของวันพรุ่งนี้ด้วยตัวเองไม่ได้ ก็จะไม่รู้สึกถึงวิกฤติที่อาจจะเกิดขึ้น คงไม่ได้คิดถึงการใช้เวลาให้ดีตั้งแต่แรกด้วยซ้ำไป ข้อดีของปฏิทินนั้นอาจช่วยประเมินเวลาที่ต้องใช้ทำงาน และช่วยเตือนไม่ให้ลืมกำหนดการ แต่หน้าที่สำคัญจริง ๆ ของปฏิทินคือ ช่วยให้เห็นภาพอนาคตชัดขึ้น แต่ในทางกลับกัน ถ้าเป็นคนที่คิดถึงอนาคตได้ดีอยู่แล้ว การจัดตารางเวลาอย่างละเอียดอาจไม่ค่อยได้ผลนัก
- มีทั้งคนที่ใช้ To-do List ได้ผลและคนที่ใช้ไม่ได้ผล To-do List คือเทคนิคที่ใช้จดงานทั้งหมดที่ควรต้องทำในวันนั้นเรียงจากบนลงล่าง แม้จะเป็นเทคนิคที่นิยมใช้กัน เทคนิคนี้ได้รับการยอมรับกันแค่บางคนเท่านั้นว่า สามารถเพิ่ม productivity ได้มากขึ้น พูดอีกอย่างก็คือใช้ได้ผล เพราะมันช่วยให้สมองหมดห่วง ด้วยการเอาสิ่งที่ยังทำค้างอยู่ออกไปได้หมด เพื่อให้ปลดปล่อยพลังสมองทั้งหมดที่มีอยู่ได้ การใช้ To-do List จึงมีแนวโน้มที่จะได้ผลกับคนในลักษณะดังต่อไปนี้
คนที่คิดถึงอนาคตมากเกินไป คือ คนที่เวลาทำงานอื่นอยู่ก็จะมีงานที่ยังไม่เสร็จผุดขึ้นมาในหัว แล้วเอาเรื่องนี้ออกจากหัวไม่ได้
คนที่นึกถึงอดีตในแง่ลบ คือ คนที่มีความคิดด้านลบเกิดขึ้นได้ง่าย และติดอยู่กับความกังวลนั้น
สิ่งที่คนทั้งสองประเภทมีเหมือนกันคือ พวกเขามักถูกดึงดูดความสนใจด้วยภาพที่ผุดขึ้นมาในหัวโดยไม่ได้ตั้งใจ ประสิทธิภาพการทำงานของสมองจึงช้าลง ในทางกลับกัน To-do List อาจใช้ไม่ได้ผลนักกับคนที่ไม่ค่อยยึดติดกับอดีต และคนที่ทำอะไรหลายอย่างพร้อมกันได้เก่ง
- มีทั้งคนที่ใช้การจดบันทึกเวลาได้ผลและคนที่ใช้ไม่ได้ผล เทคนิคต่อมาคือการจดบันทึกเวลา (Time log) วิธีนี้จะบันทึกเวลาที่ใช้กับงานที่ทำ ซึ่งเชื่อกันว่ายิ่งจดบันทึกมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งประเมินเวลาการทำงานได้ดีขึ้น สุดท้ายแล้ว เทคนิคนี้ก็ไม่ต่างจากเทคนิคอื่น ๆ มีคนแค่จำนวนหนึ่งเท่านั้นที่บอกว่า เทคนิคการจดบันทึกเวลาช่วยให้ทำงานได้ดีขึ้น
สรุปสั้น ๆ ว่าคนที่จะใช้การจดบันทึกเวลา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ผลคือ คนที่ชอบจำอดีตผิดพลาด หรือคนที่มองอดีตในเชิงบวกมากเกินไป จริงอยู่ว่าการมองโลกในแง่ดีไม่ใช่เรื่องเลวร้าย มันช่วยให้ไม่รู้สึกหดหู่ และเป็นทักษะที่จำเป็น สำหรับสร้างความมั่นใจให้ตัวเอง การจดบันทึกเวลา ใช้ได้ผลถ้าเคยจดบันทึกเวลาเก็บไว้ แม้หลังจากนั้นจะนึกถึงอดีตในเชิงบวกมากขนาดไหนก็ตาม ก็จะมีหลักฐานที่หักล้างไม่ได้อยู่ ถ้าเก็บบันทึกเวลาการใช้งานที่ผ่านมาไว้ จะเห็นหลักฐานที่หักล้างไม่ได้นั้นเพื่อดึงสติตัวเองไว้ นี่คือสาเหตุที่การจดบันทึกเวลาใช้ได้ผลกับแค่บางคนเท่านั้น
- มีทั้งคนที่วางแผนแบบกำหนดเงื่อนไขได้ผลและไม่ได้ผล เทคนิควางแผนแบบกำหนดเงื่อนไข (If-Then planning) วิธีปฏิบัติจริงก็ง่าย ๆ แค่วางเงื่อนไขที่ว่า ถ้าทำ x แล้วจะทำ Y กับเป้าหมายอย่างหนึ่ง พูดอีกอย่างคือแค่ตั้งตัวกระตุ้นการกระทำให้กระทำให้ชัดเจนก็พอ คนที่นำเทคนิคนี้ไปใช้จริง มีแนวโน้มที่จะออกกำลังกายเป็นนิสัยง่ายขึ้น และยังมีอัตราความสำเร็จของการเรียนเพิ่มขึ้น เทคนิคนี้จึงได้รับความนิยมในฐานะวิธีที่ง่ายและได้ผล แต่โลกนี้ไม่มียาครอบจักรวาลที่ใช้ได้กับทุกปัญหา คนที่ใช้การวางแผนแบบกำหนดเงื่อนไขได้ผล จะมีลักษณะเด่นดังต่อไปนี้
คนที่คิดถึงอนาคตมากเกินไป สมองของคนประเภทนี้ จะมีภาพจำนวนมากจากการคิดว่า น่าจะเกิดสิ่งนี้ในอนาคต เมื่อสมองมีภาพอนาคตไว้ล่วงหน้าหลายภาพพร้อมกัน ความสนใจจะกระจายไปยังเรื่องต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ การวางแผนแบบกำหนดเงื่อนไขจึงทำให้แย่ลง
คนที่นึกถึงอดีตในแง่ลบ ยิ่งเป็นคนที่นึกถึงอดีตในแง่ลบมากเท่าใด การวางแผนแบบกำหนดเงื่อนไขก็จะยิ่งได้ผลน้อยลงเท่านั้น
เข้าใจประเด็นสำคัญของเทคนิคการบริหารเวลา ภายใต้กรอบของการคิดถึงอนาคต และการนึกถึงอดีต สรุปได้ว่ามี 2 สาเหตุหลักที่แต่ละคนใช้เทคนิคบริหารเวลาได้ผลแตกต่างกันไป 1.ความผิดพลาดในการคิดถึงอนาคตเท่ากับคาดการณ์อนาคตหละหลวมเกินไป 2.ความผิดพลาดในการนึกถึงอดีตเท่ากับจดจำอดีตไม่ตรงกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง
เมื่อสรุปแบบนี้แล้วจะง่ายขึ้นมาก จะเห็นว่าการใช้แนวคิดการคิดถึงอนาคต และการนึกถึงอดีตจะทำให้บริหารเวลาได้ง่ายขึ้น โดยจะพิจารณานิสัย และแนวโน้มที่แตกต่างของแต่ละคน แทนที่จะให้แต่ละคนลองใช้เทคนิคให้มากที่สุด สรุปคำตอบของปริศนาทั้งหมดดังนี้
เวลาคือการที่สมองคิดถึงการเปลี่ยนแปลง และลำดับเหตุการณ์ต่าง ๆ ในแง่ของความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้น
มนุษย์รับรู้เวลาได้ ในความเป็นจริงมนุษย์ไม่ได้รับรู้กระแสเวลา นำคำว่าเวลามาเรียกความเป็นไปได้ที่เหตุการณ์จะเปลี่ยนแปลงไป
พฤติกรรมแบบใดถึงเป็นการใช้เวลาอย่างคุ้มค่า ปรับการคิดถึงอนาคตและคิดถึงอดีตให้สอดคล้องกับเป้าหมาย ถ้าอยากใช้เวลาให้คุ้มค่า ก็ต้องหากรอบการบริหารเวลาที่เหมาะสมกับตัวเองให้เจอ
บทที่ 2 สร้างอนาคตที่ต้องการ
ผู้ที่คาดการณ์ตามความจริง มีมูลค่าทรัพย์สินเพิ่มขึ้น 30% สิ่งที่เรียกว่าเวลาที่รู้สึกเป็นเพียงการคิดถึงอนาคต และการนึกถึงอดีตที่เกิดขึ้นในสมอง ดังนั้น จึงเกิดความคลาดเคลื่อนกับความจริงบ่อยครั้ง ถ้ายังไม่เข้าใจประเด็นนี้ เทคนิคการบริหารเวลาอาจให้ผลในทางตรงกันข้ามได้ สรุปคือ ต้องทำดังนี้เพื่อใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดอย่างแท้จริง
- ทำความเข้าใจความแตกต่างเฉพาะบุคคลเกี่ยวกับเวลา
- เลือกเทคนิคที่เหมาะกับความแตกต่างเฉพาะบุคคลนั้น
ไม่ว่าจะใช้เทคนิคบริหารเวลาที่เป็นที่รู้จักขนาดไหน แต่ถ้าไม่เหมาะสมกับตัวเองก็เปล่าประโยชน์ ไม่ว่าอะไรก็ตามต้องใช้ให้เหมาะสมกับงาน
เหตุผลที่ยิ่งมองเห็นอนาคตชัด ก็ยิ่งมีทรัพย์สินมากขึ้น เพราะพวกเขามองเห็นเรื่องของตัวเองในอีก 10 ปีข้างหน้าได้นั่นเอง ยิ่งเขารู้สึกอย่างแรงกล้าว่า ตัวเองในอนาคตก็เหมือนกับตัวเองในตอนนี้มากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งให้ความสำคัญกับตัวเองในอีก 10 ปีข้างหน้ามากขึ้นเท่านั้น และจะวางแผนชีวิตระยะยาวมากขึ้น ในทางกลับกันถ้ามองเห็นอนาคตได้คลุมเครือ ก็จะปฏิบัติต่อตัวเองในอนาคตเหมือนปฏิบัติต่อคนแปลกหน้า ถ้าคิดว่าตัวเองในอนาคตเป็นเพียงคนแปลกหน้า ก็คงไม่ใช้เวลา 10 ปีในการเก็บเงินเพื่อคนแปลกหน้า คนที่เห็นภาพอนาคตได้คลุมเครือนั้น สมองจะทำงานมากที่สุดเมื่อคิดถึงตัวเองในปัจจุบัน แต่เมื่อคิดถึงตัวเองในอีก 1 เดือนถึง 10 ปีข้างหน้า สมองกลับทำงานคล้ายกับตอนที่คิดถึงคนอื่น
ภาพอนาคตที่ชัดเจนนี้ไม่เพียงส่งผลต่อทรัพย์สินเท่านั้น แต่ส่งผลต่อ Productivity ด้วย เพราะในงานที่ทำทุกวันนั้น บ่อยครั้งคือการยอมสละความปรารถนาในปัจจุบัน เพื่อทำให้ตัวเองในอนาคตพอใจ งดเล่นเกมเพื่ออ่านหนังสือสอบ ปฏิเสธงานเลี้ยงสังสรรค์เพื่อเตรียมทำรายงาน ทำสิ่งเหล่านี้เพราะสัมผัสได้ถึงอนาคตที่กำลังจะมานั่นเอง ถ้าเห็นภาพตัวเองหลังการสอบ หรือตัวเองหลังการทำรายงานเสร็จ เป็นภาพของคนอื่นคงไม่คิดว่าพรุ่งนี้จะพยายามให้ดีที่สุด
การคิดถึงอนาคต 4 รูปแบบที่มีอิทธิพลต่อเวลา การคิดถึงอนาคต มี 4 แบบใหญ่ ๆ ดังนี้ 1.คิดถึงอนาคตคลุมเครือเห็นภาพอนาคตไม่ชัดเจน 2.คิดถึงอนาคตชัดเจนเห็นภาพอนาคตชัดเจน 3.คิดถึงอนาคตมากมีหลายสิ่งเกิดขึ้นในอนาคตที่คิดถึง 4.คิดถึงอนาคตน้อยมีน้อยสิ่งเกิดขึ้นในอนาคตที่คิดถึง
สองข้อแรกเกี่ยวข้องกับคะแนนภาพอนาคต สองข้อหลังคือจำนวนเหตุการณ์ในอนาคตที่คิดถึง การคิดถึงอนาคตจะมีแนวโน้มแบบไหนนั้นจะต่างกันไป ขึ้นอยู่กับนิสัยติดตัวแต่กำเนิด และสภาพแวดล้อมปัจจุบัน ซึ่งทำให้เกิดความแตกต่างเฉพาะบุคคลในวิธีใช้เวลา การคิดถึงอนาคตจะแบ่งคนเป็น 4 แบบ
1.มุ่งมั่น (เห็นภาพอนาคตชัดเจนแต่มีน้อยสิ่ง) เชื่อมโยงกับตัวเองในอนาคตได้อย่างแข็งแกร่ง และรู้ว่าควรต้องทำอะไร คนแบบนี้จะประเมินเวลาได้ดีโดยธรรมชาติ และมีแนวโน้มจะมี productivity สูง แต่ต้องระวังเพราะถ้าเห็นอนาคตชัดเกินไปอาจเกิดผลข้างเคียงอื่นได้
2.จริงจัง (เห็นภาพอนาคตชัดเจนและมีมากสิ่ง) เชื่อมโยงกับตัวเองในอนาคตได้อย่างแข็งแกร่ง แต่มีภาพของสิ่งที่ควรทำมากเกินไป จึงมักรู้สึกเร่งรีบและกดดันง่าย จนบางครั้งงานก็ไม่เดิน
3.เปลืองเวลา (เห็นภาพอนาคตคลุมเครือแต่มีมากสิ่ง) ภาพของสิ่งที่ต้องทำผุดขึ้นมาในหัวอย่างต่อเนื่อง แต่เพราะไม่ค่อยรู้สึกถึงอนาคตอันไกลโพ้นได้จริง จึงมักให้ความสำคัญกับงานตรงหน้า ที่มีความจำเป็นน้อย และมักเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์
4.เฉื่อยชา (เห็นภาพอนาคตคลุมเครือและมีน้อยสิ่ง) ภาพสิ่งที่ต้องทำก็มีจำกัด ภาพอนาคตก็คลุมเครือ ทั้งยังขาดเป้าหมายซึ่งเป็นแรงจูงใจให้ลงมือทำ คนประเภทนี้จึงมักถูกโจมตีด้วยความเฉื่อยชา และความเกลียดคร้านอย่างง่ายดาย
คนแต่ละคนจะเห็นภาพอนาคตชัดไม่เท่ากัน อีกทั้งยังคิดถึงปริมาณเหตุการณ์ไม่เท่ากันด้วย จึงเกิดเป็นความแตกต่างเฉพาะบุคคลในการรับรู้เวลา
ข้อผิดพลาดของการคิดถึงอนาคต 1 เห็นภาพอนาคตคลุมเครือ (ไม่ชัดเจน) ข้อนี้คือการที่ไม่รู้สึกถึงความเชื่อมโยงกับตัวเองในอนาคต คนที่ไม่เห็นภาพอนาคตชัดเจน จะรู้สึกว่าตัวเองในอนาคตเป็นคนแปลกหน้า จะมีประสิทธิภาพในการทำงานต่ำกว่า ผลการเรียนไม่ดี ควบคุมอารมณ์ไม่ได้ สุขภาพแย่ลง ถ้าคุ้นเคยกับสถานการณ์เหล่านี้ จำเป็นต้องเพิ่มความชัดเจนในการคิดถึงอนาคตให้ได้ เทคนิคเหล่านี้น่าจะช่วยได้
เทคนิค Time Boxing เป็นเทคนิคที่ เจมส์ มาร์ติน วิศวกรไอทีคิดขึ้นเพื่อใช้ในการช่วยพัฒนาซอฟต์แวร์ เป็นเทคนิคง่าย ๆ ที่กำหนดเวลาล่วงหน้าให้งานหนึ่ง แล้วทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลานั้น ตลอดเวลาที่กำหนดให้กับงานนั้นเรียกว่า บล็อกหรือกล่อง โดยให้กำหนดเดดไลน์ และเป้าหมายของงานให้ชัดเจน แล้วยึดถือกล่องนี้ไว้ และเมื่อถึงเวลาที่กำหนดไว้แล้วต้องหยุดทำงาน แม้งานจะยังไม่เสร็จก็ตาม Time Boxing ประกอบด้วย 5 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 ค้นหางาน ให้เน้นเลือกงานประเภทดังต่อไปนี้เป็นหลัก งานที่ใช้เวลานานกว่าจะเสร็จ งานที่น่าเบื่อ
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดเป้าหมาย เมื่อตัดสินใจเลือกงานได้แล้ว ให้คิดว่าอยากทำอะไรให้สำเร็จ และอยากให้ทำเสร็จเมื่อไหร่
ขั้นตอนที่ 3 ตั้งเวลานับถอยหลัง คือการจัดสรรเวลาให้กับงานนั้น และเขียนลงในปฏิทิน
ขั้นตอนที่ 4 ประเมินผลสำเร็จ หลังจากนั้นก็แค่ทำตามสิ่งที่ใส่ไว้ในกล่องเท่านั้น แม้จะทำงานไม่เสร็จภายในเวลาที่กำหนดก็ต้องหยุดทำงานนั้น แล้วไปยังกล่องเวลาถัดไปทันที การใส่งานทั้งหมดลงในกล่อง จะทำให้รู้สึกใกล้ชิดกับตัวเองในอนาคตมากขึ้น
เทคนิคแกะกล่องงาน (Unpacking) หลายคนคาดการณ์ไม่ได้อย่างแม่นยำว่า งานจะใช้เวลานานเท่าใด เทคนิคแกะกล่องงานคือ การแกะขั้นตอนการทำงานออกมาอย่างละเอียด กระบวนการนี้ทำให้ขั้นตอนจากปัจจุบันไปถึงอนาคตชัดเจนขึ้น ดังนั้น ยิ่งคนเห็นอนาคตไม่ชัดเจนเท่าไหร่ ก็น่าจะใช้เทคนิคนี้ได้ผลมากขึ้นเท่านั้น
เทคนิคสร้างอนาคตในหัว เป็นเทคนิคที่คิดค้นโดยด็อกเตอร์ อีฟ-มารี โบลอิน-ฮูดอน นักจิตวิทยาแห่งมหาวิทยาลัยคาร์ลตัน เทคนิคนี้ใช้กับคนที่มองภาพอนาคตคลุมเครือได้ดีที่สุด มีขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 เลือกสิ่งที่อยากทำ เลือกสิ่งที่อยากใช้เวลาอย่างคุ้มค่า อาจเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงาน หรืออาจเป็นเรื่องส่วนตัว อย่างออกกำลังกายก็ได้ เลือกอะไรก็ได้ที่ชอบ
ขั้นตอนที่ 2 ผ่อนคลาย ก่อนเริ่มฝึกให้ทำร่างกายให้ผ่อนคลายก่อน นั่งบนเก้าอี้หลับตาจากนั้นหายใจเข้าทางจมูกช้า ๆ 5 วินาที กลั้นหายใจไว้ 1 วินาที แล้วหายใจออกทางปาก 5 วินาที ทำซ้ำขั้นตอนนี้จนกว่าร่างกายทั้งร่างกายจะผ่อนคลาย
ขั้นตอนที่ 3 คิดภาพ เมื่อร่างกายผ่อนคลายแล้ว จินตนาการว่าตัวเองอยู่ในชั่วขณะก่อนจะถึงเดดไลน์ของสิ่งที่เลือกไว้ในขั้นตอนที่ 1 นึกภาพให้ละเอียดและเป็นรูปธรรมที่สุดเท่าที่จะทำได้ จินตนาการต่อเนื่องเป็นเวลา 3 ถึง 7 นาทีแล้วให้ถอยห่างจากตัวเองในจินตนาการ หันกลับมาสนใจที่ลมหายใจเข้าออก ลืมตาขึ้นช้า ๆ นี่คือจุดสิ้นสุดของการฝึก
ข้อผิดพลาดของการคิดถึงอนาคต 2 เห็นภาพอนาคตชัดเกินไป คนประเภทนี้มักยึดติดกับภาพที่เห็นในหัวมากเกินไป และมีแนวโน้มจะคิดว่าอะไร ที่ไม่พาไปสู่เป้าหมายในอนาคต ถือว่าไร้ประโยชน์และเสียเวลา ข้อดีคือเป็นคนมุ่งมั่น แต่ข้อเสียก็พูดได้ว่าเป็นคนประเภทที่ไม่ยืดหยุ่นกับอะไรเลย บางครั้งพวกเขาจะรู้สึกเป็นทุกข์จากความรู้สึกต่อไปนี้ ไม่มีความสุขกับชีวิตอย่างเต็มที่ ไม่มีเวลาพักสมองสบาย ๆ เลย ต้องทำในสิ่งที่ถูกต้องเสมอ ไม่มีเวลาสนุกกับงานอดิเรก หรือพบปะเพื่อนฝูง ใช้เวลาและออกแรงเยอะมาก เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ คนประเภทนี้แค่เบี่ยงเบนไปจากเป้าหมายระยะยาวเพียงเล็กน้อยก็จะรู้สึกผิด ถ้าปล่อยปัญหานี้ทิ้งไว้ สุดท้ายอาจเกิดอาการเบื่อหน่าย จนแม้แต่เป้าหมายเดิมก็ไม่สามารถบรรลุได้ มาดูกลยุทธ์ที่ใช้ได้ผลกับคนประเภทนี้
เทคนิคจองตัวไว้ก่อน (Pre-Commitment) คือการใส่กำหนดการการเล่นอย่างละเอียดไว้ล่วงหน้า คนที่มองอนาคตไกลเกินไปมักชอบใช้เวลาทั้งหมดไปกับงาน ดังนั้น จึงต้องใส่งานอดิเรกและการผ่อนคลายเข้าไปในตารางเวลาล่วงหน้า วิธีมาตรฐานคือการใส่กิจกรรมที่ไม่สามารถยกเลิกได้ในภายหลัง เช่น จองโรงแรมที่มีค่าธรรมเนียมการยกเลิกล่วงหน้าสูง หรือนัดกับเพื่อนหลาย ๆ คน เพราะถ้าไม่ทำอะไรแบบนี้ คนที่มองอนาคตไกลไป จะมุ่งหน้าทำงานให้เต็มที่ต่อไปเรื่อย ๆ นั่นเอง
ข้อผิดพลาดของการคิดถึงอนาคต 3 คิดถึงอนาคตหลายเรื่องเกินไป หมายความว่าสมองเต็มไปด้วยภาพอนาคต จึงอยู่ในสภาวะที่จิตใจวอกแวกไปเรื่องโน้นเรื่องนี้อยู่เสมอ คนที่คิดถึงอนาคตหลายเรื่องเกินไป จะเจอปัญหา 2 รูปแบบ 1.ลังเลมากเมื่อต้องทำอะไรสักอย่าง 2.มีเส้นทางมากมายหลายเส้นทาง ที่จะนำไปสู่เป้าหมายในอนาคต ในแง่นี้เทคนิคสำหรับจัดลำดับความสำคัญของงานจะช่วยได้ เพราะถ้ารู้ลำดับความสำคัญ สมองก็จะสับสนน้อยลง ดังนั้น ถ้าลองใช้เทคนิคนี้บ้างก็คงได้ผล
เทคนิค SSC ย่อมาจาก เริ่ม หยุด ทำต่อ (Start / Stop / Continue) ซึ่งจะช่วยระบุงานที่มีคุณค่าต่ำ จะช่วยระบุงานที่ไม่มีคุณค่า และคิดหาวิธีการจัดการใน 3 ขั้นตอนดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1 เขียนลิสต์งานออกมา เขียนทุกสิ่งที่ตั้งใจจะทำใน 1 สัปดาห์หลังจากนี้ออกมา งานที่ไม่ทำให้จดจ่อ งานที่มีแรงจูงใจทำง่าย งานที่วางทิ้งไว้ งานอะไรก็ได้ลองคิดแล้วเขียนลิสต์ออกมาให้ได้มากที่สุด
ขั้นตอนที่ 2 ตอบคำถาม SSC
คำถาม 1 เกี่ยวกับคุณค่าทางสังคม ลองนึกภาพว่าทำงานนั้นเสร็จแล้ว และกำลังรายงานความสำเร็จกับคนรอบข้าง การทำงานนั้นให้สำเร็จ มีผลกระทบเชิงบวกอะไรบ้างต่อบริษัท เพื่อนร่วมงาน ครอบครัว ชุมชน ทุกคนจะมีความสุขไหม แล้วให้คะแนน 1-5
คำถามที่ 2 เกี่ยวกับความเร่งด่วน ลองจินตนาการว่าครอบครัว ป่วยกะทันหัน และต้องใช้เวลา 2-3 ชั่วโมงต่อวันเพื่อดูแลพวกเขา ในสถานการณ์เช่นนี้ จะทำงานที่เลือกด้วยความเร่งด่วนแค่ไหน แล้วให้คะแนน 1-5
คำถามที่ 3 เกี่ยวกับคุณค่าส่วนบุคคล ลองนึกภาพว่าประสบความสำเร็จอย่างมากในอาชีพการงานแล้ว มีเงินมากจนใช้ไม่หมด มีเกียรติ ผู้คนต่างชื่นชม ในตอนนั้นงานที่เลือกไว้มีคุณค่าแค่ไหน แล้วให้คะแนน 1-5
คำถามที่ 4 เกี่ยวกับการมอบหมายงาน ลองนึกภาพที่เพื่อนร่วมงานที่เชื่อใจ บอกว่าช่วยให้ทุกงานเลย จะทำอย่างไรกับงานนั้น แล้วให้คะแนน 1-5
ขั้นตอนที่ 3 ระบุและจำแนกงานที่มีคุณค่าต่ำ เมื่อให้คะแนนเสร็จแล้ว ให้รวมคะแนนทั้งหมดออกมา ถ้าคะแนนรวมน้อยกว่า 10 คะแนน แสดงว่างานนั้นมีคุณค่าต่ำ เป็นงานที่ทิ้งไว้หรือมอบหมายให้ใครทำก็ได้ เมื่อระบุงานที่มีคะแนนต่ำได้แล้ว ให้แบ่งงานเหล่านั้นออกเป็น 3 กลุ่มดังต่อไปนี้ 1.งานที่ทิ้งได้ งานที่ถ้าไม่ทำก็ไม่มีผลร้ายที่ชัดเจน 2.งานที่มอบหมายได้ งานที่มอบหมายให้ผู้อื่นทำได้ โดยไม่ต้องพยายามมาก 3.งานที่ต้องแก้ไข งานที่ถ้าลองทบทวนเนื้อหาอีกรอบจะเพิ่มมูลค่าได้
หลังจากจำแนกงานเป็นหมวดหมู่แล้ว ก็ให้ตัดสินใจว่าจะทิ้งงานนั้นไป หรือให้คนอื่นทำ เทคนิคนี้อาจดูยุ่งยากในครั้งแรก แต่ถ้าชินกับมันแล้ว จะทำทุกขั้นตอนให้เสร็จภายในเวลาไม่เกิน 20 นาทีต่อครั้ง ทำแค่ตอนเริ่มต้นสัปดาห์ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
คนที่คิดถึงอนาคตแต่ละประเภท จะเลือกวิธีบริหารเวลาให้เหมาะสมอย่างไร มาจับคู่เทคนิคบริหารเวลาที่เหมาะสมกับคน 4 ประเภท
1.คนมุ่งมั่น (เห็นภาพอนาคตชัดเจนแต่มีน้อยสิ่ง) โดยพื้นฐานแล้วเป็นคนประเภทที่ไม่ค่อยมีปัญหาเรื่องเวลา แค่ต้องระวังว่าจะคิดถึงอนาคตไกลเกินไป ถ้ารู้สึกว่าการคิดถึงอนาคตทำให้ไม่มีความสุขกับชีวิตเมื่อไหร่ ให้ลองเพิ่มรางวัลระยะสั้นให้ตัวเอง โดยใช้เทคนิคจองตัวไว้ก่อน
2.คนจริงจัง (เห็นภาพอนาคตชัดเจนและมีมากสิ่ง) แม้ว่าคนประเภทนี้จะใช้เวลาอย่างคุ้มค่า แต่พวกเขามักจะมีภาพของสิ่งที่ต้องทำผุดขึ้นมาในหัวเสมอ จึงทำให้รู้สึกร้อนรนและวิตกกังวล วิธีการรับมือขั้นแรกแนะนำให้ใช้เทคนิคจองตัวไว้ก่อน จากนั้นจึงใช้เทคนิค SSC
3.คนเปลืองเวลา (เห็นภาพอนาคตคลุมเครือแต่มีมากสิ่ง) เป็นคนประเภทที่มักเน้นงานที่ไม่นำไปสู่ผลสำเร็จในระยะยาว ประสิทธิภาพในการทำงานจริงไม่มี กรณีนี้อยากให้ลองใช้ Time Boxing และ SSC
4.คนเฉื่อยชา (เห็นภาพอนาคตคลุมเครือและมีน้อยสิ่ง) คนประเภทนี้นอกจากจะมีภาพอนาคตในหัวน้อยแล้ว ยังไม่สนใจเป้าหมายระยะยาว ทำให้ไม่มีแรงกระตุ้นจะทำอะไร จะให้ทำ Time Boxing ก็คงเกินกำลังไปสักหน่อย ดังนั้น ให้เริ่มด้วยอะไรง่าย ๆ อย่างแกะกล่องงานและสร้างอนาคตในหัว
นี่คือแนวทางคร่าว ๆ คนเราอาจมีวิธีคิดถึงอนาคตต่างไป เมื่อทำงานต่างชนิด หรืออยู่ในสภาพแวดล้อมใหม่ ให้ใช้บททดสอบและความรู้สึกเพื่อหาว่าตอนนั้นเป็นประเภทไหน
บทที่ 3 เขียนแก้อดีต
ถ้าอดีตหายไปอนาคตก็หายไปเช่นกัน การจินตนาการถึงอนาคตโดยใช้ความทรงจำเป็นพื้นฐานนั้น เป็นกิจวัตรประจำวันของทุกคน ไม่ว่าจะเป็นวางแผนการทำความสะอาดครั้งต่อไป ความทรงจำของการทำงานบ้านเมื่อ 1 สัปดาห์ที่แล้ว หรือวางแผนการออกกำลังกาย โดยใช้ปฏิทินเป็นข้อมูลอ้างอิง ทุกคนคุ้นเคยกับสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้เป็นอย่างดี
แต่สิ่งที่สำคัญจริง ๆ ในที่นี้คือ ประเด็นที่นักวิทยาศาสตร์สมอง ดเวย์น ก็อดวิน ชี้ให้เห็น คนเราคาดเดาได้อย่างถูกต้องในระดับหนึ่งว่า เวลา 1 นาทียาวเท่าไหร่ เพราะจดจำสิ่งที่รู้สึกใน 1 นาทีก่อนหน้าได้ ส่วนพรุ่งนี้ที่รู้สึกนั้นเป็นเพียงแบบจำลองในใจ ที่เอาตัวตนของเมื่อวานไปไว้ในอนาคตเท่านั้น ขณะที่วินาทีถัดไปกำลังจะผ่าน สมองมนุษย์จะสร้างภาพ 1 วินาที ด้วยอนาคตจากความทรงจำในอดีต และให้สัมผัสประสบการณ์นี้ ในฐานะที่มันเป็นการผ่านไปของเวลา
ดังนั้น ยิ่งคนคนหนึ่งนึกถึงอดีตแบบผิด ๆ มากเท่าไหร่ โอกาสที่พวกเขาจะเข้าใจกระแสเวลาผิดก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น และทำให้เขาใช้เวลาได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร คนที่จดจำประสบการณ์ในอดีตไม่เก่ง ก็ยิ่งจะจินตนาการถึงอนาคตไม่เก่งไปด้วย ซึ่งทำให้การรับรู้เวลาผิดเพี้ยนไป ถ้าปราศจากความทรงจำในอดีต อนาคตก็จะไม่มีตัวตนอยู่จริง
การนึกถึงอดีต 4 รูปแบบที่มีอิทธิพลต่อเวลา 1.นึกถึงอดีตถูกต้อง ความทรงจำนั้นตรงกับเหตุการณ์จริง 2.นึกถึงอดีตผิดพลาด ความทรงจำนั้นแตกต่างจากเหตุการณ์จริง 3.นึกถึงอดีตในเชิงบวก ความทรงจำถูกตีความในเชิงบวก 4.นึกถึงอดีตในเชิงลบ ความทรงจำถูกตีความในเชิงลบ สองข้อแรกคือการตั้งคำถามว่า เนื้อหาของความตรงจำที่สมองดึงออกมานั้นถูกต้องจริงหรือไม่ สองข้อหลังคือการตั้งคำถามว่า ตีความความทรงจำที่สมองดึงออกมานั้นอย่างไร การนึกถึงอดีตจะแตกต่างกันไปตามพันธุกรรม และสภาพแวดล้อมเกิดเป็นความแตกต่างเฉพาะบุคคล เช่นเดียวกับการคิดถึงอนาคต คือ
1.มั่นใจ (นึกถึงอดีตเชิงบวกและจำได้ถูกต้อง) ความทรงจำในอดีตถูกต้องและชัดเจน จึงมีแนวโน้มที่จะประเมินเวลาได้ดีและมี productivity สูง แต่ถ้านึกถึงความทรงจำเชิงบวกมากเกินไป ก็อาจเกิดผลข้างเคียงได้ ดังนั้น จึงต้องระมัดระวัง
2.มองโลกในแง่บวก (นึกถึงอดีตเชิงบวกแต่จำผิด) จำวิธีใช้เวลาในอดีตอย่างไม่ถูกต้อง แล้วยังตีความความทรงจำนั้นในเชิงบวก เชื่อมั่นในความสามารถของตัวเองมากเกินและยังจำผิด ซึ่งนำไปสู่การจัดตารางเวลาที่ไม่ดี และสิ้นเปลืองเวลาไปกับงานที่สำคัญน้อย
3.ขี้กลัว (นึกถึงอดีตเชิงลบแต่จำได้ถูกต้อง) ความทรงจำในอดีตถูกต้อง แต่มองมันในเชิงลบ มักใช้ประสบการณ์ที่ไม่ดีในอดีตเป็นแนวทางการปฏิบัติตัว ทำให้มักไม่จัดการงานที่เป็นประโยชน์ และปล่อยเวลาไหลไป ใช้ชีวิตไปวัน ๆ โดยไม่ทำอะไร
4.มองโลกในแง่ลบ (นึกถึงอดีตเชิงลบและจำผิด) เนื้อหาในความทรงจำมักไม่ตรงกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง แล้วยังมองความทรงจำในเชิงลบอีกด้วย ด้วยเหตุนี้ จึงรู้สึกเต็มไปด้วยความกังวลในอนาคต และหลีกเลี่ยงการทำงานที่สำคัญ
คนแต่ละคนจะมีแนวโน้มไม่เหมือนกัน ข้อผิดพลาดของการนึกถึงอดีต จะมีหลัก ๆ 3 ชนิดดังนี้ 1.จำอดีตผิด 2.นึกถึงอดีตในเชิงบวกมากเกินไป 3.นึกถึงอดีตในเชิงลบมากเกินไป ถ้าไม่ใช้เทคนิคที่เหมาะสมกับนิสัยของตัวเอง ก็จะทำผิดพลาดเมื่อนึกถึงความทรงจำในอดีต
ข้อผิดพลาดของการนึกถึงอดีต 1 จำอดีตผิด คือ การจำผิด ทำให้เกิดปัญหาในการใช้เวลาในความเป็นจริงแล้ว ใช้เวลาทำความสะอาดห้องไป 1 ชั่วโมง แต่กลับคิดไปเองว่าเสร็จใน 30 นาที คนส่วนใหญ่ที่มักจะวางแผนที่ไม่สมจริงนั้น เพราะจดจำอดีตผิดพลาดนั่นเอง ปัญหาดังกล่าว เกี่ยวข้องกับปัจจัยดังต่อไปนี้
ความยากง่ายของงาน ถ้าจำได้ว่างานที่เคยทำในอดีตนั้นง่าย เมื่อต้องทำงานที่เหมือนกันอีก ก็จะรู้สึกว่าใช้เวลาสั้นกว่าความจริง แต่ถ้าจำได้ว่ามันยาก ก็จะประเมินเวลาที่ต้องใช้กับงานที่คล้ายกันนี้มากขึ้นไปด้วย
ความคุ้นเคย คนส่วนใหญ่มักจะนึกถึงความทรงจำที่ตัวเองประทับใจได้บ่อยกว่า และมีแนวโน้มจะนึกถึงเหตุการณ์ธรรมดา ในชีวิตประจำวันไม่ค่อยได้
การยึดติด ข้อนี้ภาษาอังกฤษเรียกว่า ancoring คนเรามักคิดหรือตัดสินใจตามข้อมูลแรกที่ได้มา
สำหรับผู้ที่มักจดจำอดีตผิด วิธีที่ดีที่สุดคือแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านี้ ดังนั้น ลองมาดูเทคนิคบางอย่างที่เป็นประโยชน์
เทคนิค Time Log มีหลากหลายวิธีในการแก้ไข การจำอดีตผิดพลาด แต่วิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในขณะนี้คือ Time Log วิธีนี้คือการบันทึกว่า ใช้เวลาอย่างไร โดยใช้แบบฟอร์มดังนี้
บันทึกทุกสิ่งที่ทำใน 1 วัน ทั้งงานใหญ่ งานเล็ก บันทึกไว้ทั้งหมด ควรบันทึกต่อเนื่องสัก 1-2 สัปดาห์ จะได้รู้คร่าว ๆ ว่าตัวเองใช้เวลาอย่างไร พอบันทึกเสร็จให้เอามาใช้ดังนี้
ก่อนวางแผนงานใหม่ ให้ค้นหางานที่เหมือนกันจากใน Time Log
กำหนดเวลางานนั้น โดยอ้างอิงจากบันทึกที่เคยทำไว้
เทคนิคนี้ฟังดูง่ายแต่ได้ผลดีมาก คนที่ใช้บันทึกในอดีตจะประเมินเวลาได้ดีกว่า และยิ่งเป็นคนที่มักจำอดีตผิดพลาดมากวิธีนี้ก็ยิ่งได้ผล แต่คนที่ลงลึกในรายละเอียดของงานนั้น ประเมินเวลาได้แม่นยำเท่าคนที่เดาโดยไม่มีข้อมูล
ข้อผิดพลาดของการนึกถึงอดีต 2 นึกถึงอดีตในเชิงบวกมากไป ปัญหานี้คือการที่ตีความความทรงจำในเชิงบวกมากเกินไป การนึกถึงอดีตในเชิงบวกมากไป มักมีสาเหตุดังนี้
ไม่โทษตัวเอง คิดว่าเรื่องดี ๆ เป็นเพราะพรสวรรค์และความพยายามของตัวเอง แต่เรื่องร้าย ๆ จะโทษผู้อื่นหรือสิ่งแวดล้อม คนที่มีอคติในลักษณะนี้มักจะประเมินความสามารถของตัวเองสูงเกินไป และทำผิดแบบเดิมซ้ำ ๆ โดยไม่ไตร่ตรองถึงความล้มเหลวที่เคยเกิดขึ้นในอดีต
มองข้ามความทรงจำ มีแนวโน้มที่จะมองข้ามความทรงจำที่ไม่ชอบใจ คนที่มีสิ่งนี้มากจะคิดถึงอนาคต โดยมองข้ามงานที่ใช้เวลานานในอดีตว่าไม่ได้ทำ จึงมักประเมินเวลาที่ใช้ต่ำไป
มองแต่ข้อมูลเชิงบวก คนที่เป็นเช่นนี้จะชอบข้อมูลเชิงบวกมาก จนไม่สนใจข้อมูลเชิงลบเลย
รู้ทุกเรื่องหลังจากเกิดเรื่องแล้ว คิดไปเองว่ารู้แต่แรกแล้ว ว่ามันจะเป็นแบบนี้ หลังจากได้รู้ผลลัพธ์แล้ว
การนึกถึงอดีตในเชิงบวก ไม่จำเป็นต้องเลวร้ายเสมอไป ถ้าอยู่ในระดับที่เหมาะสม ก็จะช่วยปกป้องจิตใจได้ แต่อะไรที่มากเกินไปก็ย่อมไม่ดี ดังนั้น มาดูเทคนิคชัด ๆ กัน ว่าควรทำอย่างไรดี เพื่อให้การนึกถึงอดีตในแง่บวก กลับมาอยู่ในระดับที่เหมาะสม
เทคนิค Time Log แบบจัดหมวดหมู่ เป็นเวอร์ชั่น 1 ของ Time Log ที่เหมาะกับคนที่นึกถึงอดีตในแง่บวกมากเกินไป เทคนิคนี้ไม่เพียงช่วยให้เข้าใจ วิธีใช้เวลาอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้จัดตารางเวลา โดยไม่หลงไปกับการนึกถึงอดีตในแง่บวกด้วย หลังจากทำ Time Log แบบปกติเสร็จ ให้เอาบันทึกนั้นมาวิเคราะห์ต่อตามขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 จัดหมวดหมู่ให้กิจกรรม เริ่มต้นด้วยการจัดหมวดหมู่ให้กิจกรรมทั้งหมดที่บันทึกไว้ใน Time Log การแบ่งหมวดหมู่ไม่ได้กำหนดตายตัว จะเป็นงานบ้าน งาน การอ่าน ประชุม การนอน หรืออื่น ๆ ก็ได้ ทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์
ขั้นตอนที่ 2 คำนวณเวลาตามหมวดหมู่ หลังจากจัดแบ่งหมวดหมู่แล้ว ให้รวมเวลาที่ใช้ในแต่ละหมวดหมู่ แล้วคำนวณเปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 3 เช็คเวลาที่ใช้อย่างไม่เหมาะสม ดูผลลัพธ์ของขั้นตอนที่ 2 แล้วนำมาพิจารณาวิธีใช้เวลาว่าเป็นอย่างไร มีตรงไหนที่ใช้เวลาไปอย่างไม่เหมาะสม อาจพบข้อใดข้อหนึ่งดังนี้
เวลาที่สูญเปล่า เวลาที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใด ๆ
เวลาที่ไม่คุ้ม เวลาที่ใช้ไปแล้วไม่คุ้มค่ากับความพยายามที่ทุ่มเทลงไป
เวลาของคนอื่น เวลาที่ใช้ทำสิ่งที่ให้คนอื่นทำแทนได้
เวลาว่าง เวลาว่างเปล่า ๆ ระหว่างงานต่าง ๆ
เวลาถูกรบกวน เวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมที่เข้ามาแทรกโดยไม่คาดคิด
เวลาเพื่อจัดการปัญหา เวลาที่เผลอใช้ไปมากเกินความจำเป็น
เวลาที่มั่นใจเกินไป เวลาที่งานไม่ดำเนินไปตามแผน
ขั้นตอนที่ 4 เปลี่ยนแผนรับมือ เมื่อจัดแบ่งหมวดหมู่ของเวลาที่เสียไปได้แล้ว ให้วางแผนสำหรับครั้งต่อไป ที่มีสิ่งที่คล้ายกันเกิดขึ้น เขียนลงบนกระดาษไว้ล่วงหน้าว่า ตอนนี้รู้สึกอยากเช็คโซเชียลมีเดียหรือเล่นเกม ให้หยุดและคิดให้ดี 1 ครั้ง (วางแผนเตรียมพร้อม) ถ้ามีเวลาว่างก่อนเริ่มประชุม ให้ออกกำลังกายเบา ๆ เช่น เดินเร็ว (วางแผนรับมือปัญหา)
ข้อผิดพลาดของการนึกถึงอดีต 3 นึกถึงอดีตในเชิงลบมากไป คือ การที่มีแต่ความทรงจำเชิงลบผุดขึ้นมาในหัว เช่น ล้มเหลวในงานแบบเดียวกันนี้มาก่อน หรือก่อนหน้านี้ก็ถูกเจ้านายว่ามา หรือมีความรู้สึกลบและเกลียดชังรวมอยู่กับเหตุการณ์ในอดีต ความทรงจำเหล่านี้ส่งผลเสียต่อการใช้เวลา เหตุผลนั้นง่ายมาก ถ้าคิดถึงอดีตในแง่ลบ จะประเมินเวลาที่ต้องใช้จริง ๆ พลาดไปมาก และน่าจะไม่กระตือรือร้นทำงานในอนาคตเลยด้วยซ้ำ
คนที่ความทรงจำติดลบเกินไป มักจะมีปัญหาดังต่อไปนี้ คือ
ไม่เชื่อว่าตัวเองทำได้ คนเราควรมีความรู้สึกที่เชื่อจากใจจริงว่า ฉันทำได้ การนึกถึงอดีตในแง่ลบ จะทำให้ประเมินความสามารถของตัวเองต่ำเกินไป และไม่อยากจัดการกับงานที่รู้สึกว่ายาก
ไม่อยากทำอะไร บางคนที่นึกถึงอดีตในแง่ลบ จะชอบใช้เวลาในทางที่ผิด เพราะพวกเขาไม่อยากรับรู้ถึงความบกพร่องของตนเอง ไม่อยากยอมรับว่า เรียนได้ไม่ดีเพราะเอาแต่เล่นอินเทอร์เน็ต
บั่นทอนตัวเอง อาจจะจมอยู่ในความคิดว่า ถ้ามีคุณสมบัตินั้นจะเป็นประโยชน์ แต่เป็นคนไม่มีคุณสมบัตินั้น
สิ่งที่ปัจจัยเหล่านี้มีเหมือนกันคือ ความคิดเชิงลบที่ไปกระตุ้นอารมณ์เชิงลบ จึงใช้เวลาไปอย่างไม่มีประโยชน์ เพื่อหลีกเลี่ยงความรู้สึกไม่สบายใจนั้น ต่อไปนี้คือเทคนิคบางอย่างที่จะช่วยจัดการกับการนึกถึงอดีตในแง่ลบมากเกินไปได้
เทคนิค ชีทปรับปรุงการนึกถึงอดีตแง่ลบ เป็นเทคนิคมาตรฐานที่ใช้ในการบำบัดทางจิตวิทยาที่เรียกว่า Cognitive Behavioral Therapy
เดิมทีเทคนิคนี้จะใช้เมื่อรู้สึกหดหู่ หรือวิตกกังวล และไม่มีแรงจูงใจจะทำอะไร มาดูวิธีที่ชัดเจนกัน
ขั้นตอนที่ 1 ในคอลัมน์งาน /หน้าที่ / สิ่งที่ต้องทำ ให้กรอกสิ่งที่ใช้เวลาได้ไม่ดีลงไป ยิ่งเป็นสิ่งที่ยุ่งยากมาก ก็ยิ่งได้ผลมากขึ้นเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2 ในคอลัมน์ แบ่งเนื้อหาอย่างละเอียด ให้แบ่งงานที่เขียนในขั้นตอนที่ 1 ออกเป็นขั้นตอนย่อย ๆ แล้วใส่ตัวเลขให้แต่ละงาน แบ่งแต่ละขั้นตอนให้ละเอียด แบบที่จะทำขั้นตอนนั้นให้เสร็จได้ภายใน 30 ถึง 120 วินาที แต่ไม่จำเป็นต้องเขียนขั้นตอนทั้งหมดลงไป เอาแค่ 4-5 ขั้นตอนแรกก็พอ
ขั้นตอนที่ 3 ในแต่ละข้อให้ประเมินความยากที่คาด และความพอใจที่คาด ตั้งแต่ 0% (ไม่ยากเลย/ไม่พอใจเลย) ถึง 100% (ยากมากที่สุด/พอใจมากที่สุด) อย่ามัวแต่คิดอยู่ในหัวเพียงอย่างเดียว อย่าลืมจดลงในกระดาษด้วย
ขั้นตอนที่ 4 สุดท้ายเมื่อทำงานในแต่ละข้อเสร็จ ให้กรอกคะแนนความยากในความเป็นจริง และความพอใจในความเป็นจริง จาก 0% (ไม่ยากเลย/ไม่พอใจเลย) ถึง 100% (ยากมากที่สุด/พอใจมากที่สุด)
จุดสำคัญคือการแบ่งงานใหญ่ออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ และให้คะแนนแต่ละขั้นตอนตามความยากและความพึงพอใจ ให้กรอกข้อมูลในชีทต่อไปอย่างน้อย 2 สัปดาห์ หลังจากฝึกฝนซ้ำ ๆ ในระยะเวลาหนึ่ง สมองจะเริ่มเห็นเองว่า งานส่วนใหญ่นั้นง่ายและน่าพึงพอใจมากกว่าที่คิด หลังจากเริ่มเขียนลงบนชีท คนส่วนใหญ่จะรู้สึกมีแรงจูงใจ ในการทำงานมากกว่าที่พวกเขาคิด นี่เป็นปรากฏการณ์ที่เรียกว่า ความตื่นเต้นที่จะได้ทำงาน และต่อให้เป็นงานที่ยุ่งยากน่าเบื่อขนาดไหน สมองจะหลั่งสารโดปามีน และทำให้มีแรงจูงใจทำงานได้
คนที่นึกถึงอดีตแต่ละประเภท จะเลือกวิธีบริหารเวลาให้เหมาะสมอย่างไร จะผสมผสานเทคนิคเหล่านี้ให้เข้ากับคนแต่ละประเภทอย่างไร
คนมั่นใจ นึกถึงอดีตเชิงบวกและจำได้ถูกต้อง คนประเภทนี้มักไม่ค่อยมีปัญหากับการใช้เวลา แค่ต้องระวังอย่านึกถึงอดีตในเชิงบวกมากเกินไป
คนมองโลกในแง่บวก นึกถึงอดีตเชิงบวกแต่จำผิด คนประเภทนี้มักละหลวมเรื่องการประเมินเวลา และมักจัดตารางเวลาที่ไม่สมจริง ให้ใช้เทคนิค Time Log
คนขี้กลัว นึกถึงอดีตเชิงลบแต่จำได้ถูกต้อง คนประเภทนี้ทำงานได้ดีในตอนเริ่มต้น แต่จะทำงานช้าลงเมื่อเริ่มไม่มั่นใจความสามารถของตน ในกรณีนี้ให้ใช้เทคนิคชีทปรับปรุงการนึกถึงอดีตแง่ลบ
คนมองโลกในแง่ลบ นึกถึงอดีตเชิงลบและจำผิด คนประเภทนี้ไม่เพียงจะขาดความมั่นใจในการทำงานให้เสร็จแล้ว ยังมีปัญหาในการประเมินเวลาอีกด้วย มาเริ่มด้วยการทำชีทปรับปรุงการนึกถึงอดีตแง่ลบ
อย่างไรก็ตาม การนึกถึงอดีตที่ผิดพลาดนั้น มีหลายคนที่จะสลับไปมาระหว่างการมองโลกในแง่บวกและแง่ลบตามประเภทของงาน ก่อนเริ่มงานที่รู้สึกไม่อยากทำ ให้ถามตัวเองว่าที่ตอนนี้ไม่มีแรงจูงใจอยากทำ เพราะประเมินความยากง่ายของงานผิดไปหรือเปล่า หรือที่ไม่มีแรงจูงใจเพราะกังวลเกี่ยวกับงาน ถ้าคำตอบคือข้อแรก การนึกถึงอดีตจะเป็นเชิงบวก และถ้าคำตอบคือข้อหลัง การนึกถึงอดีตจะเป็นเชิงลบ ให้หยิบใช้เทคนิคที่เหมาะสมมาใช้
บทที่ 4 ปลดปล่อยตัวเองจากประสิทธิภาพ
เวลาว่างไม่ได้เพิ่มขึ้นหรือลดลง วิธีการใช้เวลาอย่างชาญฉลาด ขั้นแรกคือเข้าใจตัวเองว่าเป็นคนแบบไหน เหมาะกับวิธีบริหารเวลาอย่างไร จากนั้นจึงเลือกเทคนิคบริหารเวลา ที่ใช้งานได้ตามลักษณะนิสัย ขอแค่ลองใช้สักเทคนิคหนึ่งในนี้ ก็น่าจะใช้เวลาได้คุ้มค่ามากขึ้นแล้ว แต่น่าเสียดาย ที่แม้ว่าจะเชี่ยวชาญเทคนิคทั้งหมด ถ้ารากเหง้าของปัญหาไม่ได้รับการแก้ไข แม้ว่าจะใช้เทคนิคบริหารเวลาได้อย่างสมบูรณ์แบบ คนส่วนใหญ่ก็ยังจะกังวลกับเรื่องเดิม ๆ อยู่ดี
ผู้คนกว่า 70% คิดว่าพวกเขาถูกกดดันด้วยเวลา ความรู้สึกถูกไล่ล่าด้วยเวลาดูเหมือนจะเป็นปรากฏการณ์ร่วมของคนทั่วโลก แต่ที่แปลกคือในขณะที่ทุกคนบอกว่าไม่มีเวลา ในความเป็นจริงแล้วเวลาว่างที่มีไม่ได้เพิ่มขึ้นหรือลดลงเลย
การไขว่คว้าหาประสิทธิภาพทำให้เวลาไม่เพียงพอ แม้คนที่รู้สึกว่าตัวเองไม่มีเวลาจะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ แต่ที่จริงแล้วจำนวนเวลาว่างของคนส่วนใหญ่ไม่ได้เปลี่ยนแปลงมากนัก นักจิตวิทยาหลายคนอธิบายว่า เหตุผลที่ทำให้เกิดสถานการณ์นี้คือ การไขว่คว้าหาประสิทธิภาพด้านเวลามากเกินไป สิ่งเหล่านี้เป็นเพราะยึดติดกับประสิทธิภาพ หรือ productivity พูดอีกอย่างก็คือ productivity เป็นต้นกำเนิดของปัญหานี้นั่นเอง คนที่ยึดติดกับประสิทธิภาพมากเกินไป จะเจอปัญหาอะไรได้บ้าง
ข้อเสีย 1 ความคิดว่า ชีวิตต้องลงมือทำเท่านั้น ทำให้มีอาการป่วยทางจิต คำพูดเหล่านี้เน้นถึงความสำคัญของการใช้ชีวิตอย่างรวดเร็ว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและ productivity โดยไม่ใช้เวลากังวลไปเรื่อยเปื่อย แต่คำพูดนี้ถ้านำมาใช้อย่างไม่ถูกต้อง จะส่งผลกระทบต่อจิตใจได้ คนยุคปัจจุบันมีแรงกดดันเยอะมาก จากแนวคิดชีวิตต้องลงมือทำเท่านั้น จนคนหนุ่มสาวจำนวนมากต้องทนทุกข์จากอาการป่วยทางจิต นี่เป็นด้านมืดของการไขว่คว้าประสิทธิภาพนั่นเอง
ข้อเสีย 2 ยิ่งเร่งรีบ productivity ที่ยิ่งลดลง บริษัทที่เน้นประสิทธิภาพและ Deadline นั้น แท้จริงแล้ว productivity ของพนักงานมักจะต่ำ ผู้ที่ทำงานภายใต้เจ้านาย ที่ให้ความสำคัญกับเป้าหมาย และ productivity มักจะมีความเครียดสูง แรงจูงใจในการทำงานลดลง โอกาสลาป่วยสูงขึ้น และทำงานได้น้อยลง ปรากฏการณ์นี้เกิดขึ้นเพราะการเพิ่มประสิทธิภาพ และไล่ตาม Deadline นำไปสู่ความเครียดเรื้อรัง ร่างกายและจิตใจจะตึงเครียดเรื้อรังโดยไม่ทันรู้ตัว และในไม่ช้าสมองก็จะไม่สามารถจัดการกับภาระดังกล่าวได้ จนสุดท้าย productivity ก็ลดลง
ข้อเสีย 3 ยิ่ง productivity มากขึ้นเท่าไหร่ ก็ยิ่งยุ่งยากขึ้นเท่านั้น การแสวงหา productivity โดยชี้ให้เห็นว่า ไม่ว่า productivity จะเพิ่มมากแค่ไหน ปริมาณงานที่ต้องทำก็จะเพิ่มขึ้นตามนั้น และความยุ่งยากจะไม่ดีขึ้นเลย ยิ่งทำงานเสร็จอย่างมีประสิทธิภาพเท่าไหร่ ก็ยิ่งต้องเดินหน้าไปยังงานชิ้นต่อไปมากขึ้นเท่านั้น ยิ่งอ่านเอกเอกสารนำเสนอมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งสังเกตเห็นว่ามีข้อมูลอื่น ให้ตรวจสอบมากขึ้นเท่านั้น
ในโลกปัจจุบันที่กระบวนการทำงานซับซ้อนมากขึ้น หลายครั้งงานจะดูไม่มีจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน และเป็นเรื่องปกติที่จำนวนงานทั้งหมดจะไม่ลดลง ไม่ว่าจะปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานให้สูงขึ้นมากเพียงใด
นาฬิกาแทบไม่มีความหมายก่อนการปฏิวัติอุตสาหกรรม แค่ใช้เวลาให้คุ้มค่าไม่สามารถแก้ไขความกลัดกลุ้มที่แท้จริงได้ แน่นอนว่าเทคนิคบริหารเวลาทั้งหมดที่ใช้กันในโลกนี้ ได้รับการออกแบบมาจากมุมมองว่า จะใช้เวลาให้ดีที่สุดได้อย่างไร แนวคิดเรื่องการใช้เวลาให้คุ้มค่า หรือเพิ่มประสิทธิภาพนั้น สุดท้ายแล้วมีแนวโน้มที่จะลดระดับความสุข และ productivity ให้ต่ำลง ต้องทำลายคำสาปของ productivity และประสิทธิภาพออกจากความคิดก่อน
ตราบใดที่ไม่ทำเช่นนั้น จะรู้สึกถูกกดดันโดยเวลาอยู่เสมอ ไม่ว่าจะจัดการงานได้ดีเพียงใด หรือทำงานให้เสร็จได้กี่งานในเวลาจำกัด ก็จะไม่สามารถหลีกหนีความรู้สึกเร่งด่วน ที่ประสบอยู่ทุกวันได้ ตราบใดที่ยังมีความคิดอย่างอยากทำงานให้ได้มากขึ้น อยากเพิ่มประสิทธิภาพ ความรู้สึกไม่มีเวลาที่โจมตีจิตใจคนในปัจจุบัน ก็จะไม่ได้รับการแก้ไข
การเพิ่มประสิทธิภาพโดยบริหารเวลา เป็นเพียงสิ่งประดิษฐ์สมัยใหม่เท่านั้น มาลดความหลงผิดเกี่ยวกับ productivity และปลดปล่อยตัวเองออกจากความร้อนรน จากการถูกกดดันด้วยเวลา เมื่อมองย้อนกลับไปในประวัติศาสตร์ มนุษย์เริ่มให้ความสำคัญกับการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด เมื่อราวศตวรรษที่ 18 นี่เอง ในช่วงเวลานั้น การปฏิวัติอุตสาหกรรมในอังกฤษบีบให้นายทุน จำเป็นต้องนำคนหลายร้อยคนเข้าโรงงาน และทำงานพร้อมกัน เพื่อตอบสนองความต้องการนี้ จึงมีการติดตั้งเข็มวินาทีลงไปในนาฬิกา และเวลาของคนงานก็ได้รับการจัดสรร ด้วยความแม่นยำอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน
แนวคิดเรื่องการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ แพร่หลายออกไปในช่วงเวลาเดียวกันนี้เอง เพราะผู้คนมองว่าเวลากับเงินเป็นสิ่งเดียวกัน ไม่ช้าแนวคิดเกี่ยวกับการจัดการเวลา ได้ขยายจากโรงงานไปสู่ productivity ส่วนบุคคล การเพิ่มประสิทธิภาพโดยบริหารเวลา เป็นแค่สิ่งประดิษฐ์ที่ทันสมัยมากเท่านั้น
แนวคิดเรื่องเวลามีมาตั้งแต่สมัยอียิปต์โบราณและบาร์บิโลเนีย แต่ก็เอาใช้เพื่อเข้าใจช่วงเวลาของการเก็บเกี่ยว และรดน้ำพืชผลอย่างคร่าว ๆ เท่านั้น นาฬิกาแบบมีกลไกเรือนแรกปรากฏขึ้นในยุโรป ในศตวรรษที่ 13 แต่ในช่วง 400 กว่าปีถัดจากนั้น เข็มนาทีและเข็มวินาทีไม่ได้ถูกประดิษฐ์ขึ้น ความรู้สึกของการถูกกดดันด้วยเวลา เหมือนสมัยปัจจุบันจึงไม่เคยเกิดขึ้น
อย่างไรก็ตาม ในสังคมยุคปัจจุบันการจัดการเวลาได้หยั่งรากลึกลงไปแล้ว และไม่เพียงแต่ผู้คนจำนวนมากที่ยุ่งกับชีวิตประจำวันเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงนักธุรกิจเก่ง ๆ ที่แข่งขัน หรือนักเรียนหัวกะทิที่มีการศึกษาสูง ในปัจจุบันก็ต่างต่อสู้กับแรงกดดันด้านเวลา เพื่อดำรงชีวิตและหารายได้ ในวัฒนธรรมสมัยใหม่ที่มุ่งเน้นประสิทธิภาพนั้น แม้แต่ค่านิยมเช่นการหยุดพัก และการผ่อนคลายก็ยังมีอยู่เพื่อให้ช่วยเพิ่ม productivity ด้วยซ้ำไป
ปัญหาเรื่องเวลาได้แทรกซึมอยู่ในการเล่นด้วย ปัจจุบันการเล่นทุกประเภท กำลังกลายเป็นการแข่งขัน ในขณะที่การเล่นเพื่อความสนุก เพื่อขยับร่างกาย และเพื่อสื่อสารกับเพื่อน ๆ กลับลดลงไปเรื่อย ๆ การหลงเชื่อแนวคิดเรื่องการบริหารเวลา ซึ่งเพิ่งเกิดขึ้นเพียงไม่กี่ร้อยปี และถือกำเนิดขึ้นเพื่อบริหารโรงงานให้ดีเท่านั้น มันไม่ไร้สาระไปหน่อยหรือ จึงขอเสนอ 3 เทคนิคเพื่อแก้ปัญหานี้
แผนภาพอิคิไก เทคนิคนี้มาจากคำว่า อิคิไก ในภาษาญี่ปุ่น ซึ่งในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ คนยุโรปและอเมริกานำมาใช้เพื่อเป็นวิธีทบทวนชีวิตของตัวเองใหม่อีกครั้ง คำว่าอิคิไกมีหลายความหมาย แต่ในที่นี้ให้คิดว่ามันเป็นกิจกรรม หรือเป้าหมายที่ทำให้มีแรงจูงใจ และหมกมุ่นอยู่กับมันใน
ช่วง 10 ปีที่ผ่านมา มีงานวิจัยหลายสิบชิ้นที่ยืนยันย้ำข้อดีของอิคิไก มีการค้นพบอย่างเป็นรูปธรรมว่า คนที่มีอิคิไกหรือจุดมุ่งหมายในชีวิตที่แข็งแกร่ง จะต้านทานความเครียดได้ดีกว่า มีระบบภูมิคุ้มกันที่แข็งแรงกว่า มีอายุยืนยาวและมีความสุขในชีวิตมากกว่า แนวคิดอิคิไกมีประโยชน์เป็นอย่างมาก ในการหลีกหนีจากกับดักของประสิทธิภาพและ productivity โดยมี 2 เหตุผลหลักคือ 1.ทำให้ลืมเวลาได้ 2.ทำให้ตัดสินใจเรื่องสำคัญได้
ก่อนอื่นที่สำคัญที่สุด อิคิไกทำให้ลืมเวลา เมื่อหมกมุ่นอยู่กับเรื่องสนุก ๆ จะไม่รับรู้ถึงกระแสของเวลา และจะรู้สึกราวกับว่าเวลาหลายชั่วโมงผ่านไปในพริบตาเดียว ในทางกลับกันกับงานที่น่าเบื่อ จะทำให้คนส่วนใหญ่รู้สึกเหมือนว่า ชั่วโมงเหล่านั้นยาวนานไม่สิ้นสุด เรื่องนี้คือสิ่งที่ทุกคนคุ้นเคย
ข้อดีอีกอย่างที่สำคัญของอิคิไกคือ มันช่วยให้กำหนดลำดับความสำคัญของงานได้ง่ายขึ้น สมองคนเราประมวลผลข้อมูลได้เพียง 120 บิตต่อวินาทีเท่านั้น แม้จะมีขอบเขตรองรับที่แคบ ในโลกที่ทุกอย่างเร็วเกินไปและมากเกินไป สมองจะแยกแยะได้ยากว่าเรื่องไหนสำคัญ เรื่องไหนไม่สำคัญ แนวคิดอิคิไกจะช่วยสมองที่อ่อนล้าให้เลือกข้อมูลได้ง่าย เพราะถ้าระลึกอยู่เสมอว่ามีกิจกรรมที่สามารถหมกมุ่นได้อย่างเต็มที่เต็มหัวใจอยู่ เมื่ออยู่ในสถานการณ์ที่ต้องเลือกข้อมูลใหม่ ๆ ก็จะถามตัวเองว่า สิ่งนี้เชื่อมโยงกับอิคิไกของตัวเองได้หรือเปล่า หรือจะนำข้อมูลนี้ไปใช้กับอิคิไกของตัวเองได้หรือไม่ ดังนั้น จะแยกแยะสิ่งที่ไม่จำเป็นออกจากสิ่งที่สำคัญจริง ๆ ได้
สรุปว่าอิคิไกคือกิจกรรมที่จะเพลิดเพลินได้อย่างแท้จริง เป็นสิ่งที่ทำได้ดีกว่าคนส่วนใหญ่ และเป็นสิ่งที่หาเงินได้ และเป็นที่ต้องการของสังคม ถ้าขาดข้อใดข้อหนึ่งอิคิไกก็จะไม่เกิดขึ้น และแรงจูงใจที่แข็งแกร่งก็จะเกิดขึ้นได้ยากไปด้วย
เพิ่มพลังสมองเพื่อให้ความคิดลึกซึ้งขึ้น กล่าวกันว่าคนสมัยนี้ไม่มีความอดทน หลายท่าน อาจรู้สึกว่าตัวเองมีความอดทนในกิจกรรมบางอย่างน้อยลง เรื่องนี้ได้รับการยืนยันจากข้อมูลต่าง ๆ มากมายพบว่า คนส่วนใหญ่รอได้ไม่เกิน 2 วินาที ผู้เชี่ยวชาญหลายคนมองว่า ปรากฎการณ์เหล่านี้เกิดขึ้นเพราะคนสมัยใหม่ หมกมุ่นอยู่กับประสิทธิภาพและ productivity เทคโนโลยีทำให้ประสิทธิภาพ การทำงาน และ productivity เพิ่มขึ้น แต่ด้วยเหตุนี้ คนยุคใหม่จึงหมดความอดทน เมื่อเกิดความล่าช้าแม้แต่นิดเดียว ร่างกายก็ไม่สามารถทนต่อมันได้เลยแม้แต่น้อย
อย่าปล่อยให้การบริหารเวลา บั่นทอนเทคนิคที่เป็นที่รู้จักกันดีอย่างปฏิทินและ To-do List เป็นเพียงการรักษาตามอาการเท่านั้น แต่มันจะไม่ขาดจากต้นตอของปัญหาที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออก เพราะเบื้องหลังของทุกเทคนิค ย่อมมีแนวคิดที่กระตุ้นให้เร็วขึ้นหรือมากขึ้น ไม่มีอะไรไร้สาระไปกว่าการที่เวลาหดหาย เพราะใช้เทคนิคบริหารเวลาอีกแล้ว ดังนั้น ลองหยุดพักจากความคิดเกี่ยวกับประสิทธิภาพ และ productivity ที่มีติดตัวอยู่ แล้วเพลิดเพลินไปกับเวลาว่างบ้าง
บทที่ 5 ไขว่คว้าหาความเบื่อหน่าย
เวลาที่เดินเป็นเส้นตรง ทำให้คนยุคใหม่หมดความอดทน เวลาไหลจากอดีตสู่อนาคต เวลาเคลื่อนที่ไปเป็นเส้นตรง และเมื่อเวลาผ่านไปก็ไม่หวนกลับมาอีก เป็นธรรมดาที่หลายคนจะคิดแบบนี้ เป็นความจริงที่ไม่ต้องตั้งคำถามเลยว่า เวลาเดินทางจากอดีตไปสู่อนาคต และน่าจะเป็นแนวคิดร่วมกันในหมู่คนสมัยใหม่ วิธีเข้าใจความจริงของเวลาแบบนี้ ก็ส่งผลเสียต่อประสาทสัมผัส การรับรู้ว่าเวลาเคลื่อนไปในแนวเส้นตรงสู่อนาคต สร้างความกดดันให้ และเป็นที่มาของความรู้สึกรีบเร่งอย่างต่อเนื่อง
คนเรามีวิธีรับรู้เวลาหลายรูปแบบ และสิ่งเหล่านี้มีอิทธิพลต่อมุมมองที่มีต่อโลก ชนเผ่าซานที่อาศัยอยู่ในทะเลทรายคาลาฮารี มีชีวิตอยู่โดยการรับรู้เวลาต่างไป สำหรับพวกเขาแล้วการเปลี่ยนแปลงของโลกคือ สิ่งที่หมุนซ้ำรอยในวัฏจักรเวลา โดยมองทุกสิ่งเป็นอดีตเดิม ๆ ที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า สำหรับพวกเราที่คุ้นเคยกับเวลาที่เดินเป็นเส้นตรง คงเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจ แต่การเห็นกระแสเวลาเป็นวัฏจักรก็ไม่ใช่เรื่องแปลกอะไร
นอกจากนี้ยังมี เอมเพโดคลีส นักปรัชญาชาวกรีก ซึ่งเห็นการเปลี่ยนแปลงในทุกสิ่งเป็นวัฏจักรแห่งความรักและความเกลียดชัง และชาวแอชเท็กซึ่งเห็นการเปลี่ยนแปลงของโลกเป็นวัฏจักรคงที่ มีวัฒนธรรมนับไม่ถ้วนที่คิดว่าเวลาเป็นวัฏจักร ประวัติศาสตร์มนุษยชาติ วัฏจักรเวลาดูจะเป็นเรื่องธรรมดามากกว่า
การรับรู้เวลาของชาวซานนั้น จะรู้สึกว่าเหตุการณ์ในอนาคตเป็นเหตุการณ์ในอดีตที่กลับมาเกิดขึ้นอีกครั้ง ความคิดของพวกเขาจึงตั้งอยู่บนแนวคิดง่าย ๆ ที่ว่า ถ้าทำ x แล้ว Y จะเกิดขึ้นอีกครั้ง นั่นแปลว่าพวกเขาไม่ได้คิดถึงความไม่มั่นคง พวกเขามั่นใจว่าทุกอย่างต้องเกิดขึ้นเป็นเรื่องปกติธรรมดา เช่น ถ้าหิวออกไปล่าจะพบเหยื่อ คนสมัยก่อนก็มักมีการรับรู้คล้าย ๆ กัน เพราะเดิมทีแล้วคนเราไม่ได้วางแผนกิจกรรมตามกระแสเวลา จึงไม่ต้องรู้สึกกดดันว่าต้องใช้เวลาที่จำกัดให้คุ้มค่าที่สุด
ในทางกลับกัน สำหรับคนเราที่ใช้ชีวิตอยู่กับเวลาแบบเส้นตรง อนาคตมีอยู่เพียงครั้งเดียว อนาคตจึงไม่แน่นอนเสมอ และไม่แสดงภาพที่ชัดเจนให้เห็น ผลคือพวกเราถูกบังคับให้ทำงานมากนับไม่ถ้วน เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันในอนาคต แม้ว่าแนวคิดเหล่านี้จะถูกต้องในสังคมปัจจุบัน แต่ก็เป็นความจริงที่ว่า ถ้ามัวแต่จัดการกับความเป็นไปได้ทุกอย่างในอนาคต จะไม่มีวันเห็นจุดจบ ไม่น่าแปลกใจที่ต้องทุกข์ทนกับการไม่มีเวลาเรื้อรังต่อไป
ความเบื่อหน่ายทำให้สมองไว เมื่อคิดเช่นนี้แล้ว จึงสามารถเข้าใจเหตุผลได้อย่างง่ายดายว่า ทำไมนักเรียนของฮาวาร์ดถึงมีเวลาสบาย ๆ มากขึ้น อย่างไรก็ตาม เมื่อความเบื่อถูกผลักดันจนถึงขีดสุด ความพลิกผันก็จะเกิดขึ้น เมื่อสมองคุ้นเคยกับความเบื่อ มันจะไวขึ้นต่อสิ่งเร้าภายนอก และจะเริ่มพบความสนใจอย่างแท้จริง ในรายละเอียดที่ปกติแล้วจะมองข้าม หรือคิดว่าไม่มีประโยชน์
ปรากฏการณ์นี้เหมือนกับการย้ายจากเมืองที่มีเสียงดังไปสู่ชนบท และรับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงอันละเอียดอ่อนของเสียงธรรมชาติ เพราะความเบื่อหน่ายควบคุมความไวของสมอง ทำให้ง่ายต่อการสะสมข้อมูลขนาดเล็ก เป็นความทรงจำที่น่าประทับใจ ในโลกปัจจุบันที่เต็มไปด้วยข้อมูล มักให้ความสำคัญกับว่า เข้าถึงข้อมูลได้มากแค่ไหน แล้วก็สัมผัสแค่พื้นผิวของเนื้อหาเท่านั้น วิธีเดียวที่จะเอาชนะปัญหานี้คือ หยุดการประมวลผลอย่างง่าย ๆ ชะลอความเร็วลง และจงใจปล่อยให้ตัวเองอยู่ในช่วงเวลาที่น่าเบื่อบ้าง
เทคนิคฝึกฝนความเบื่อหน่าย ก่อนอื่นควรเริ่มด้วยความเบื่อแบบเบา ๆ และทำความคุ้นเคยกับมันทีละน้อยจะดีกว่า ลองทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ดู
เลือกงานในช่วงต้นสัปดาห์ ให้เลือกงานที่คิดว่าน่าเบื่อหรือเซ็งขึ้นมา 1 งาน เลือกสิ่งที่ทำได้ไม่ถึง 5 นาทีออกมา
ลงมือปฏิบัติตามแผน ลงมือปฏิบัติงานที่เลือกเป็นเวลา 1 สัปดาห์เท่านั้น ไม่มีกำหนดเวลาในการฝึกฝนที่แน่นอน แต่เริ่มต้นด้วยเวลา 5 นาที แล้วค่อย ๆ เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ในแต่ละวัน
ประเด็นสำคัญของการฝึกนี้คือ การทำโดยไม่มีจุดประสงค์ที่ชัดเจน อย่างจะได้เห็นอะไรใหม่ ๆ หรือจะไวต่อข้อมูลละเอียด ๆ สิ่งที่สำคัญจริง ๆ คือ การเตรียมพร้อมรับมือความเบื่อหน่ายอย่างสม่ำเสมอ และทำความคุ้นเคยกับความรู้สึกนั้น อาจจะต้องทรมานกับความรู้สึกไม่สบายอารมณ์ในตอนแรก
ใช้เวลาตามเหตุการณ์ การรับรู้เวลาแตกต่างกันไปตามภูมิภาคในโลก และแบ่งได้ 2 ประเภทคร่าว ๆ คือ เวลาตามนาฬิกา (Clock Time) กับเวลาตามเหตุการณ์ (Event Time)
เวลาตามนาฬิกา มีประโยชน์มากกว่าเมื่อต้องการประสิทธิภาพ
เวลาตามเหตุการณ์ จะมีประโยชน์มากกว่าเมื่อให้ความสำคัญกับผลลัพธ์
อย่างที่เห็นว่าทั้งสองวิธีในการรับรู้เวลา ต่างมีจุดแข็งเป็นของตัวเอง แต่เมื่อพิจารณาจากความสบายใจแล้ว เวลาตามนาฬิกาจะรู้สึกกดดันกว่า คนที่กำหนดตารางเวลาตามนาฬิกา จะไม่พึงพอใจกับตัวเองในปัจจุบัน มีอารมณ์เชิงบวกน้อยลง และมีแนวโน้มทำงานสร้างสรรค์ไม่เก่ง ปัญหาแบบนี้เกิดขึ้นเพราะตารางเวลาตามนาฬิกา ทำให้ฝากการกระทำไว้กับโลกภายนอก สรุปคือการใช้เวลาตามนาฬิกา ทำให้รู้สึกว่านาฬิกาควบคุมการกระทำทั้งหมด ในทางกลับกัน เมื่อใช้เวลาตามเหตุการณ์ จะตัดสินใจได้เสมอว่างานจะเริ่มต้นและสิ้นสุดเมื่อใด ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าเป็นผู้ควบคุมชีวิตของตัวเอง ความคิดนี้สร้างความรู้สึกว่า มีเวลามากพอขึ้นมา
เมื่อใดควรตั้งใจฟังเสียงเข็มนาฬิกา และเมื่อไหร่ควรเพิกเฉย ปัญหาเกี่ยวกับการรับรู้เวลาของคนยุคใหม่ที่ว่า เวลาเคลื่อนเป็นเส้นตรงจากอดีตสู่อนาคต มุมมองแบบนี้เองทำให้เกิดความยุ่งเรื้อรัง และสร้างความเร่งรีบให้ชีวิตโดยที่ไม่รู้ตัว ไม่ใช่ว่าเวลาแบบเป็นวัฏจักรจะดีเสมอไป ในความเป็นจริง การวิจัยเมื่อเร็ว ๆ นี้แสดงให้เห็นว่า การรับรู้เวลาของชาวซานไม่สอดคล้องกับวิถีชีวิตของสังคมสมัยใหม่เท่าไหร่นัก
ชาวซานที่ละทิ้งวิถีชีวิตพรานป่า มาอาศัยอยู่ในเมืองหลายคน มีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการปรับตัวเข้ากับแนวคิดเรื่องการประหยัดเงินและการวางแผน พวกเขาก็จะไม่กลับไปทำงานจนกว่าจะใช้ทุกอย่างจนหมด ดูเหมือนว่าการรับรู้ของชาวซานที่ทำงานในวัฏจักรเวลา จะสวนทางกับโลกทุนนิยม
เพื่อให้ใช้ประโยชน์จากสิ่งที่ได้เรียนรู้มา จึงต้องใช้เวลาตามนาฬิกา และเวลาตามเหตุการณ์ ทั้งนี้ต้องขึ้นอยู่กับความเหมาะสมด้วย
ตัวอย่างเช่น ระหว่างวันใช้เวลาตามนาฬิกา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ แต่จากนั้นให้ลองใช้เวลาตามเหตุการณ์ หรือจะลองใช้เวลาตามนาฬิกาในวันธรรมดา และเมื่อถึงสุดสัปดาห์ก็ไม่ต้องมีกำหนดการอะไรแล้ว ลองตั้งใจเบื่อดูก็ได้ อีกวิธีที่เป็นไปได้คือ การใช้นาฬิกาเพื่อจัดการเฉพาะงานที่ต้องใช้สมาธิ และปล่อยงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ ให้เป็นไปกับเวลาตามเหตุการณ์ สิ่งสำคัญที่สุดคือ ต้องรู้ว่าเมื่อใดควรฟังเข็มนาฬิกา และเมื่อใดควรเพิกเฉย เวลาที่แท้จริงจะเกิดขึ้นในใจ
บทส่งท้าย
ยอมรับความผิดพลาดอย่างพอประมาณ
สมองทำผิดพลาดอยู่ตลอดเวลา หนังสือเล่มนี้ทำให้ได้เรียนรู้ ความจริงที่เป็นปัญหาของเทคนิคบริหารเวลา ที่มีอยู่ในโลกใบนี้ จากนั้นก็เจาะลึกเกี่ยวกับปริศนาของเวลา นอกจากนี้ยังพาไปสำรวจเทคนิค ที่เหมาะกับตัวเองที่สุด ตามธรรมชาติที่แท้จริงของเวลา และสุดท้ายก็ขยายขอบเขตไปสู่ประเด็นเรื่องประสิทธิภาพและ productivity ตลอดจนการรับรู้เวลาของผู้คนสมัยใหม่
สุดท้ายนี้ สิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่ง เพื่อให้ใช้ประโยชน์จากหนังสือเล่มนี้ได้สูงสุดนั่นคือ จงมีสติรู้เท่าทันความพอใจของสมอง ซึ่งอธิบายง่าย ๆ คือ หมายถึงพอใจกับคำตอบที่พอประมาณ มันคือแนวคิดที่ว่า เมื่อต้องตัดสินใจอะไร สมองของมนุษย์ถูกออกแบบให้คิดวิธีแก้ปัญหาอย่างพอประมาณก็พอ สมองคือเครื่องจักรที่คิดหาความน่าจะเป็น โดยอิงจากข้อมูลที่มี แต่สมองมักชอบหาทางคิดลัดเร็ว ๆ จนมักจะทำผิดพลาดอยู่เป็นประจำ
บางครั้งก็ประเมินความยากของงานสูงเกินไปจนเครียด บางครั้งก็ประเมินความสามารถของตัวเองสูงเกินไป และผัดวันประกันพรุ่ง สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นเพราะในโลกนี้ไม่มีคำตอบที่สมบูรณ์แบบ และสมองก็ขี้เกียจกว่าที่คิด สมองมักหาวิธีคิดลัดให้ได้คำตอบที่เร็วที่สุด โดยบางครั้งก็อาจไม่แม่นยำนัก สมองคิดแค่เท่าที่พอใจนั่นเอง สาเหตุที่สมองคิดแค่นี้ ก็เพราะเป็นไปไม่ได้ที่สมองจะคิดทุกเรื่อง ด้วยความละเอียดยิบทุกเม็ด
ตามที่บอกไว้ก่อนหน้า คนเราอาจมีวิธีคิดถึงอนาคต และนึกถึงอดีตได้แตกต่างกันไปตามประเภทของงาน ทัศนคติของการไขว่คว้าประสิทธิภาพสูงสุดและ productivity ที่ดีที่สุด เป็นแค่หนึ่งในแนวคิดสมัยใหม่เท่านั้น บางครั้งก็ต้องมีความเปล่าประโยชน์ และทางอ้อมประมาณหนึ่งในชีวิตด้วย ดังนั้น ขณะฝึกฝนตามเทคนิคในหนังสือเล่มนี้ ก็ระวังทัศนะคติในการทำให้ดีที่สุดด้วย เมื่อพบคำตอบที่พอประมาณแล้ว ให้เต็มใจยอมรับข้อผิดพลาดของสมอง แทนที่จะมุ่งสู่ความสมบูรณ์แบบ หรือความเหมาะสมที่สุดของเป้าหมาย การทำเช่นนี้ซ้ำไปมา จะทำให้เกิดความสบายใจอย่างแท้จริง.
